オンラインセミナーのやり方を知りたいご担当者の方に!企画立案から本番までまとめて解説

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公開日:2023/07/13 更新日:2024/01/30
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オンラインセミナーのやり方を知りたいご担当者の方に!企画立案から本番までまとめて解説

集客、各種マーケティングの手法としてオンラインセミナー開催を考えているご担当者様も多いのではないでしょうか。しかし、実際に開催するとなると、そもそもやり方が良くわからないという場合もあります。今回はオンラインセミナー開催を成功させるための方法について、全体の流れと各段階におけるポイントを解説していきます。

 

1.オンラインセミナー実施までの流れ

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初めにオンラインセミナー実施までの、一般的な流れを簡単にご紹介します。

1-1.開催目的の明確化

何を目的とするオンラインセミナー開催なのかを明確にし、それに従って具体的に目標設定を行います。例えば、目的が企業・ブランドの認知度向上なのか、商品・サービスの成約なのか、自社内における社員教育なのかといった内容によって目標が異なり、見せ方や注力すべき点も変わってきます。開催目的を明確にし、関係者で共有することが、オンラインセミナーの成功につながる基本となります。

1-2.配信環境の確認と整備

視聴者人数から配信の規模を検討し、オンラインセミナーを実施する場所や必要となる配信環境を整備していきます。具体的には、安定性が確保できる通信設備、参加人数に対応が可能な配信ツール、カメラ・マイクなどの機材があげられます。

1-3.コンテンツ作成

オンラインセミナーの目的に沿った構成・シナリオを作成していきます。さらに質疑応答、時間配分といった当日の流れを考え、説明に必要となる画像・動画・イラストなどの準備を行います。

1-4.人員配置

セミナー画面へのログイン確認、参加に対する問い合わせなどの受付管理、オンラインセミナーの運用とサポートにあたる人員を選任・確保していきます。

1-5.集客

オンラインセミナーのターゲット層に合わせた媒体を選定し、広告出稿を行います。その他、自社サイト・SNSでの告知やチラシの配布、DM発送など、集客のための施策を実施します。

1-6.アンケート作成

セミナーを通じて参加者から集めたい情報の内容を決め、それに従ったアンケート設計を行います。収集した情報をムダにしないために、セミナー開催後の具体的なデータ活用の方向性を検討します。

▼オンラインセミナーの集客と成功のポイントについては、以下の記事でも解説しています。

2.オンラインセミナー企画立案のポイント

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オンラインセミナーを企画立案する際のポイントとしては、以下のような点が挙げられます。

2-1.目的に沿いKPI達成が可能となること

オンラインセミナーの開催目的については企画から運用を通じ、一貫して意識する必要があります。企画段階では、目標を達成する上での具体的かつ定量的な指標であるKPIの数値実現を重視することが求められます。

2-2.参加者視点での企画であること

誰を対象としたセミナーであるのかを明確にすると同時に、ターゲット層が満足できる企画とすることもとても大切です。参加者の興味・関心を中心に、コンテンツ内容の方向性を形作ります。

2-3.映像への落とし込みができること

どんなに面白く新奇性に富んだ企画であっても、「見せられるセミナー」として成立しなければ意味がありません。オンラインセミナーの形式で、参加者に意図が確実に伝えられる企画であることが前提となります。

2-4.オフラインセミナーとの差異に配慮

オンラインセミナーを企画するにあたっては、対面で行われるオフラインセミナーとの違いを十分に理解しておく必要があります。目の前に参加者がいないという点では、細かな反応を探るのが難しい、参加者同士のコミュニケーションがとりづらく親密な雰囲気を作りにくいといったハンディもあります。一方で、タイムリーに資料を提示する、参加者が周囲に気を遣わずに意思表示できるといったオンラインセミナーならではの特性を活用できます。こうした点を利用し企画段階で工夫をすることで、オフラインセミナー以上に盛り上がるセミナー開催も可能です。

2-5.参加者の集中力持続に配慮

リアルな空間に身を置き、360度セミナー会場にいることを意識できるオフラインセミナーとは異なり、参加者が画面に集中できる時間は限られます。集中力の持続時間に配慮しない企画では、途中離脱を招きかねません。一つのセクションを15分程度の短いものとし、同じような状態が継続しないような内容を考えます。講義の間に簡単な作業を入れる、クイズ形式にする、興味深い関連動画を挟むといった手法を組み合わせながら、「飽きさせない」「気分を変える」しかけを施します

2-6.予算を検討

会場費や設営費、人件費、印刷費といったコスト削減は、オンラインセミナーのメリットの一つです。一方で配信の高品質化を図れば、マイクやカメラ、各種ツールにかかる予算は高額となります。オンラインセミナー開催において、配信の品質は生命線ともいえるものですが、事業として考えた場合には予算とのバランスが重要です。会場や機材のレンタルなど、コストを抑えながら品質を維持する方法を探りながら企画していきます。

3.オンラインセミナー準備のポイント

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オンラインセミナーの準備段階でのポイントには、以下のようなものがあります。

3-1.ツールへの理解、操作方法の確認と練習

オンラインセミナーでは、参加者側からは進行の様子がよくわからないこともあります。開催側が操作に手間取っていると、画面が停止したまま、何もアクションがない状態となり離脱を招きます。事前の準備段階で、運用関係者全員がセミナーツールへの理解を深め、操作方法を練習しておくことが必要です。

3-2.トラブルを想定した対策

どれほど入念に準備しても、トラブルが起こらないという保証はありません。通信・機器・ツールの不具合、その他の突発的なアクシデントについて多角的に想定し、でき得る限りの対策を準備しておくようにします。

3-3.コンテンツ内容の精査

オンラインセミナーは参加者の対象範囲が広げられる一方で、その分拡散の可能性も高くなります。一度配信されると修正が効かないため、不適切な言い回しや著作権侵害をしっかりとチェックし、コンテンツ内容全体を精査しておくことが重要です。

3-4.リハーサルの実施

オフラインセミナーと同様、オンラインセミナーでもリハーサルはとても大切です。繰り返し行い、実施者以外に見てもらうことで、客観的な視点からの修正を事前に行うことができます

時間配分やコンテンツのバランス音響・画面表示による聞きづらさや見づらさ、さらに参加者の分かりやすさもチェックポイントです。言葉だけでは伝わらない、文字ではイメージがわかないといった点に気付いたら、画像を加えるなどの対応をしていきます。講師の説明と、資料共有のタイミングにも留意が必要です。

3-5.参加者側の受講環境もあわせて確認

準備段階では開催する側だけではなく、参加者側の状態もあわせて確認できれば安心です。ダウンロードやログインの不具合など、ダミーのアカウントを使って確認しておきます。

初めての参加者には事前の接続テストをお願いしておくと、当日のトラブル発生を抑制できます。

4.オンラインセミナー本番のポイント

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最後にオンラインセミナー当日のポイントを紹介します。

4-1.開始時刻までゆとりを持つ

ゆとりのなさは、トラブルを招く大きな要因となります。開始時刻までにはすべての準備を完了させ、十分な時間の余裕をもつようにします。時間があれば当日の状況に合わせた環境設定のし直しや、データ更新による直前の修正にも慌てずに対応できます。

4-2.事前に参加者へのルールを提示

セミナー開始前には、参加者に向けたルールを提示し、協力をお願いします。マイクをミュートにする、通信の負荷を軽減するため必要に応じてビデオ停止を設定するといった項目を、わかりやすい言葉で表示します。

4-3.録画の準備

オンラインセミナーのメリットは、開催後に内容を再利用できることです。しっかりと録画の準備をして、後日オンデマンド配信に活用する、振り返りに活用する、アーカイブ化するなど、苦労して開催したセミナーをムダなく利用していきましょう。

4-4.運用側の要員を多めに配置

オンラインセミナーはオフラインセミナーと比べ、少人数スタッフでの開催も可能です。しかし、トラブルや予期せぬ事態に備える意味では、最低必要人数よりも少し多めの配置をしておくのがおすすめです。突発的に関連部署への連絡が必要となる可能性もあります。現場を離れる必要性も考慮し、サポート役を準備しておくと安心です

5.オンラインセミナー開催に向けてしっかりと段取りを整えよう

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オンラインセミナーはオフラインのセミナーと比較すると、会場設営や当日の受付、運営、セミナーコンテンツの活用などの面においてたくさんのメリットがあります。他方、対面でのオフラインセミナーとは違う点で注意するポイントも多く、しっかりと流れを理解しておくことが大切です。オンラインセミナーでは準備すべきことや各プロセスにおける注意点が膨大にあります。自社のみでのオンラインセミナー開催に不安が感じられる場合には、専門の事業者を利用するのも有効な方法です。プロの知見を活用することで見落としなく、参加者満足度の高いオンラインセミナー開催が実現できます。

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