新型コロナウイルス感染症拡大防止の意向を受けて、イベントのオンライン化が進みました。最近ではエンターテインメント業界だけではなく、企業による開催も活発化しています。イベントの企画でも多様化が見られる中、自社で開催する内容に悩んでいる担当者もいるのではないでしょうか。今回はオンラインイベントの企画例と、開催に向けてヒントとなる情報を紹介していきます。
1.オンラインイベントを開催する意義とは
オンラインイベントは、実際に現地に参加者が集まり開催されるオフラインイベントの代替ともなり得ますが、あえてオンラインイベントを開催することの意義は何でしょうか。オンラインイベントが持つ効果を踏まえて、考えてみましょう。
1-1.コミュニケーションの醸成
イベントの開催は、企業対顧客、対潜在顧客、対社員、対採用候補者など対象は違っても、接触の場を設けることで理解を深めてもらうことを目的とします。イベントの内容にもよりますが、例えば社員対象であれば企業に対する信頼性や定着率の向上、エンゲージメント強化が期待されます。イベントを通じて同じ体験をすることで、社員同士のコミュニケーション活発化を図れます。
行動制限がされる場合でも、オンラインイベントであれば参加者間の距離を気にせず開催が可能です。加えて主催する側と参加者とのリアルタイムでの双方向コミュニケーションを、音声やチャットなどさまざまな方法で実施できます。
現地へ行かなくてはならないオフラインのイベントに比べて参加のハードルが低く、これまで集められなかった層まで、企業側からのアプローチの場を拡大できる可能性があります。
1-2.企業イメージ・ブランド力の向上
オンラインイベントの開催は、企業のイメージアップやブランド力強化にも有効です。オンラインという特性を活用し、これまでにない見せ方をすることで企業ビジョンをより具体的、効果的に表現できます。画像や動画配信、資料共有、またVR・3D説明書などの動的コンテンツで、「こんな企業なのか」という新鮮なイメージを作り出すことも可能です。
オフラインイベントよりもスピーディーに展開できるため、時節に柔軟に合わせられ、よりタイムリーな発信を実現します。
さらに、コンテンツをアーカイブ化し、開催後も動画配信サービスを利用するなどして長く発信し続けられるのもオンラインイベントの強みです。
1-3.参加者側の負担を軽減
通常のイベントではどうしても、来場者に時間の調整や足を運んでもらう手間がかかります。オンラインイベントは、場所にとらわれず参加が可能。どのエリアに居住していても交通費をかけずに、大きな負担なく参加してもらえます。
1-4.主催者側の負担軽減
主催する側では、開催経費の抑制が大きなメリットです。会場サイズの制限がないため、参加人数の多寡に影響されず、コストが予定外に膨らむ事態を避けられます。
▼オンラインイベントについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。
2.知っておきたいオンラインイベントの企画例
実際に一般的な企業では、どのようなオンラインイベントを実施しているのでしょうか。シチュエーション別のオンラインイベント企画例を紹介します。
2-1.社内向けオンラインイベント
社員総会
長時間同一の場所に密集することがなく、自宅やそれぞれの業務場所から参加が可能。通常の総会よりも自由度が高く、緊張感がほぐれて一味異なる総会が実施できます。
忘年会・新年会・歓送迎会
グループごと、部署ごとなど規模も自由に設定可能。双方向通信の機能を活かし、ビンゴ大会やゲームで盛り上がった事例も多数あります。景品の準備や事前におつまみを配っておくなどすれば、オフラインに負けないほど楽しめます。
社員旅行
オンライン旅行であれば、半日でニューヨークとパリを巡ることも可能。特産品・土産物の準備を行い、旅気分を演出します。現地のおすすめ店舗や穴場紹介など、役立つ情報を提供すると参加者の満足度が上がります。
2-2.社外向けオンラインイベント
バーチャルツアー
企業が主催し、一般参加者や顧客向けに開催するオンラインツアーも浸透しています。酒造メーカーが主催した「オンライン唎酒会＆酒造ツアー」では、事前に商品を配布し、自宅で味わいながら酒造りを学ぶといった例もあります。併せて各銘柄に合うレシピ紹介も好評を得ました。
展示場
新商品の発表会や、各メーカーが一同に会した展示場でもオンラインが活用されています。デジタルパンフレットにより商品を3D画像で見せる、実際の利用例を動画で確認するといった手法もあります。
2-3.リクルート関連オンラインイベント
会社訪問
オンラインで企業内部の様子を気軽にのぞくことができるバーチャル会社訪問は、応募先企業を選定中の求職者に広くアピールできます。実際に企業を訪問するとなると、求職者側ではその後に断りにくくなるといった気兼ねがありますが、オンラインイベントであればずっと気持ちの上でのハードルが低くなります。
座談会
オンライン座談会ではウェブ会議システムを活用し、採用担当者や若手社員との交流ができます。会社訪問から一歩進めてさらに企業を知りたい求職者に対し、企業との距離を縮める効果を与えられます。
3.良い企画を立てるために相談するべきなのは？
社内の担当者だけで企画を詰めても、社員や社外の人に響くオンラインイベントを作ることは容易ではありません。良い企画を立てるためには、できるだけ広く考えを集める必要があります。
3-1.経営・管理から一般社員まで広く意見を募る
社内向けの場合には、トップから新人社員まで広く意見を収集することで、各層の希望やニーズをバランスよく取り入れられるようになります。
3-2.対外イベントの場合には実際の顧客対応から上がる意見を参考にする
対外的なイベントの場合には、日頃から顧客側からの意見を広くリサーチしておくと、参考にできます。併せてマーケティングとトレンドリサーチから一般的な志向を探り、潜在層に向けた企画も考えながら構想を練っていきます。
3-3.プロの意見を取り入れる
社内だけでは意見の偏りがあり、情報にも限りがあります。また、実際の運用に向けて、オンラインイベント開催のノウハウも必要です。
自社にとって効果的な企画を作成する上では、オンラインイベントの動向やトレンド、各ターゲット層に向けた企画の考え方などに精通する専門業者からのアドバイスの活用が有効策となります。
4.オンラインイベントを企画する際の注意点
オンラインイベントを検討する際には、まずは企画倒れとならないことが重要です。現実性があり、かつ確実に集客が期待できる企画であることを目指します。アイデアが集約されてきた時点で、実際にできること・できないことに落とし込み、必要となる環境やツールなどを精査していきます。
企画段階で、オンラインイベントの全容を把握しておくことも大切です。企画から運営までの全体の流れを理解し、各段階でのあらゆる課題とその解決方針を可能な限り検討していきます。企画段階からトラブル対応への視点を持つことで、事前にやるべきことも定まっていきます。
さまざまな意見を取り入れているうちに、次第に当初の路線から外れてしまうということもあります。目的からブレのないよう、最終的な目的・目標値の達成に向けた企画策定を常に心がけます。
上記のポイントを踏まえ、成功に向けてオンラインイベントの企画を確実に進めていくためには、オンラインイベント開催に関する十分な理解が求められます。ノウハウ不足だと感じる場合には、プロの意見を活用することも一つの方法です。
5.企画の丹念な作り込みこそオンラインイベント成功のカギ
リアルなイベントと同様、オンラインイベントでも成功の可否を決めるのは企画にあります。対象者にマッチする良い企画であれば、開催の成功率はその分高まります。しかし、オフラインのイベントとは異なり、オンラインイベントの経験が乏しいという企業も少なくありません。不安がある場合には、企画段階からプロの知恵を活用するのが最良の手段といえるでしょう。より良い企画を策定していくためにも、外部のサービス利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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