業務効率化は業務の無駄や仕事量などを見直す取り組みです。経営課題のひとつである業務効率化は、SDGsや働き方改革などの推進とも深い関係があります。
また、イベント会社やセミナー業界などをはじめテレワークが進む各業界において、業務効率化を進めることでさまざまなメリットを享受できます。
今回は、業務効率化とはどのような取り組みなのか、具体的な方法や事例も交えつつ解説していきます。
1.業務効率化とは
業務効率化とは、限られた時間や資金・労働力で自社の業務を効率的に進められるよう見直すことです。ここでは、よりわかりやすく業務効率化の意味と特徴、業務改善との違いまで解説していきます。
1-1.業務効率化とは「限られた経営資源でムダを省くこと」
業務効率化は、ムダな作業や工程、ムラや無理のある業務を見直し効率的に進められるよう改善を図る取り組みの総称です。
さらに作業工程の見直しや改善では、限られた人材や予算を使いシステムの入れ替えを行うだけでなく、一つひとつの行動や作業ルーティンといった日々の業務にも注目します。
業務効率化によって得られるものは、働き方改革につながる可能性や生産性および業績向上といった点です。長時間労働の是正、リモートワークへの移行による作業効率の低下など、業務効率化の実現によって改善する課題はたくさんあります。
1-2.「業務効率化」と「業務改善」の違い
業務改善は、業務のプロセスやルールなど根本的な部分も含めて見直し、改善を図っていくのが特徴的です。また、自社の販売戦略などについて一から組み直すことも含まれます。業務効率化は、業務改善と違い既存の業務のムダやムラを改善するための取り組みなので、自社の戦略や組織といった土台部分には基本的に触れません。
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2.業務効率化の必要性と最近の動向
続いては、SDGsやテレワーク・働き方改革などから、業務効率化の必要性について解説していきます。
2-1.SDGsの中には働き方についても明示されている
そもそも働き方改革は、少子高齢化社会による労働力不足にもかかわらず長時間労働や生産性の上がらない現場、長引く不況といった課題を改善するための取り組みです。ほかにも子育てのような家族の時間や余暇、その他消費を増やしたりすることで、文化や社会の質を向上させるといった目的もあります。
SDGsは国連サミットにて示された国際的な目標で、価値観や文化の多様性を認めながら持続可能な社会を作り上げる取り組みを指します。そこでは17個の目標を提示していて、なかでも「ゴール8.包摂的かつ持続可能な経済成長及び全ての人々の完全かつ生産的な雇用と働きがいのある人間らしい雇用（ディーセント・ワーク）を促進する」が働き方改革と関連しています。
今後企業は、利潤追求のほかにも働き方や人や環境の在り方についても考えなければならず、業務効率化を取り入れる必要性が増していくと予測されます。
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2-2.テレワークの導入には時間とコストがかかる
新型コロナウイルスの感染拡大防止の一環として各企業が導入しているテレワークは、通勤時間の短縮や情報共有のスピード化、新しいサービスの展開など多くのメリットがあります。しかし、企業のなかにはテレワークへの準備と時間、コストなどで悩んでいるところも多いかと思います。業務効率化は、このような業務の切り替えに伴う課題解決にも役立ちます。
例えば、テレワークへ移行することで不要になる業務や作業工程を整理し、可能な限り業務プロセスを短縮するといった考え方にも活用可能です。また、テレワークへの移行に伴い、エクセルやワード、クラウド系のシステムなどソフトウェアのスキルアップへリソースを集中するのも業務効率化の一種です。
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2-3.働き方改革につながり、労働時間の削減も期待できる
業務効率化は、従業員の労働時間短縮にもつながるので、働き方改革にもメリットのある考え方です。
例えば備品探しに時間をかけないよう整理したり単純作業を自動化したり、各従業員の労働量や役割を見直し、偏った状態を是正するための計画作りをするなど、あらゆる方向から分析と改善の意識を向けることができます。残業の多い状態が続いているにもかかわらず、生産性が低下している企業は、特に業務効率化を取り入れてみることをおすすめします。
3.業務効率化の方法と事例
業務効率化を図るためには、日々の業務を見直し、一つひとつ改善することが大切です。また、アウトソーシングの活用を検討するのもおすすめです。ここからは、業務効率化に関するアイデアやアウトソーシングについて紹介します。
3-1.業務効率化のアイデアやポイント
業務効率化に関するアイデアは多数ありますが、まずはムダな業務や行動がないか整理し、可能な限り省いていくことが大切です。
例えばAさんが、担当ではないのにもかかわらず会議資料を作成している状況だと、本来の担当業務の効率が低下し、同じ部署のBさんやCさんの負担も増えて全体の生産性に影響を与えかねません。
そこで、Aさんをこれまで慣習として行っていた会議資料の作成や会議の準備作業から外し、本来の業務に集中するよう業務内容を見直します。このように各従業員の業務を見直し、一部業務をなくす作業も業務効率化と言えるでしょう。
ほかには、各作業の工数や予定から優先順位の見直しを図ったり、各部署に作業マニュアルを配布したりするなど、さまざまなアイデアを考えることができます。
【例】
- ムダな作業を見直す：余計な作業で負担が増えている従業員の作業効率を上げる
- 優先順位の見直し：各作業の所要時間を把握し、労働時間の削減や効率化につなげる
- マニュアル作成：作業の流れを共通化することで作業のムラを少しでも解消する
- 作業の短縮：ワードやエクセルなどのツールを活用して、単純作業の時間を短縮する
- 作業の分担：資料作成×100枚のように、負担の大きい作業でも分割対応できそうな業務は複数人、もしくは複数回に分けてこなす
業務効率化と聞くと複雑なアイデアが必要なのではと感じることでしょう。
しかし、実際は日々の作業の見直しやマニュアル作成、本来の担当業務に戻すなど、ちょっとした意識付けや工夫で効率化できます。アイデアを探している企業は、比較的コストをかけずに実行できるムダな作業の見直しを検討してみましょう。
3-2.アウトソーシングによる業務効率化にも着目する
業務の見直しや新しい業務プロセスを考える時間がない場合は、業務効率化のために必要な作業の一部をアウトソーシングしてみるのもおすすめです。BPOと呼ばれるサービスでは、主に企業の核となる開発や生産事業以外の事務や経理、集客などを一括で効率化したり代行したりしてくれます。そしてBPOへ一部業務をアウトソーシングすることによって、長時間労働の解消、開発や生産活動へのリソースの集中が可能になります。ムダな作業を見直し、予算を新たに捻出できる企業はアウトソーシングによる業務効率化にも目を向けてみましょう。
業務効率化の事例
例えば、イベントやセミナー・研修関連企業が活用できるBPOサービスは、顧客向けの資料作成からオンラインセミナーの機材準備や会場設営、動画配信や集客活動や顧客の分析など一括対応しています。またWebや電話による受付業務や、プロのデザイナーによる資料やセミナー用教材のリメイク及び新規デザイン、セミナー後のアンケート作成・集計業務といった専門的な業務も任せることができます。
リモート業務やオンラインサービスへの切り替えに時間がかかっていたり、ノウハウ不足だったりといった企業は、特にメリットを得られるでしょう。
まとめ
業務効率化を図るには、まず自社のムダやリソースを分析する必要があります。しかし、テレワークへの切り替えやオンラインサービスの準備などで忙しい場合は、アウトソーシングサービスを検討してみるのも効果的です。
例えばBPOサービスは、企業の経理や事務、リモート会議やセミナーの準備、オンライン集客などもまとめて対応してくれます。経営資源のムダを省き、残った予算でBPOへ依頼してみるのもおすすめです。
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▼ 参考サイト
- 業務効率化を検討したい！企業がすぐに取り組めるアイデア18選【チェックリスト付】｜d’s JOURNAL
- 業界動向｜BizHint
- いまさら聞けないSDGs。働き方改革との関係とは？｜働き方改革ラボ
- 業務効率化にはどんなアイデアがある？10個の事例を交えつつ成功のコツを紹介！｜Teach me Biz
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著者プロフィール
- BST編集部
- HOPEN（旧社名：PRINTBOY）の新規事業を企画・運営する部門がお届けする、業務改善お役立ち情報サイト”BST”の編集チームです。多種多様なメンバー＋その時々のゲストメンバーで、皆様の日々の業務における”困った””わずらわしい””こうだったらいいのに”を解決する情報をお届けします！
