コロナ禍以降、企業でのテレワークの普及によって、イベントやセミナーがオンラインで実施することが増えている企業も多いのではないでしょうか。しかし、イベント関連の業界などは、テレワークに向けた準備に伴う長時間労働やリソース不足に悩まされ、オンライン業務の即時対応が難しいケースもあるかと思います。
そこで今回は、イベント・セミナー・研修サービスを実施されている企業の方向けに、BPOの意味や委託可能な業務の種類など利用する上での魅力やメリット・効果をご紹介します。
◆目次
1.BPOとは？
BPO（Business Process Outsourcing）は、経理や事務といったノンコア業務をはじめ、DM発送、ECサイトの構築、セミナー・研修など自社では手間のかかる業務の企画から実施までの準備を、専門業者へ委託することを指します。ここでいうノンコア業務とは、企業にとって大切な作業ではあるものの利益に直結しない業務全般のことです。
ちなみにコア業務は、企業の利益に直接つながる業務を指し、自社の商品やサービスの設計や開発・生産、営業活動などが含まれます。コア業務は、社外秘の情報も多いため外注化の難しい部分ですが、ノンコア業務は比較的外注業者へ依頼しやすい分野です。
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2.BPOで委託できる業務
BPOでは、さまざまな業務を委託できるのが特徴です。その一部を下記に紹介します。自社の人的リソースが不足していたり、ノウハウ不足だったりしている場合は参考にしてみてください。
①経理業務
経理業務はノンコア業務のひとつですが、自社の経営状況や資産を管理するうえで重要であるのはもちろん、不適切な処理では法に抵触して問題が起こることもあります。しかし、企業によっては日々の経理業務が膨大にもかかわらず、経理担当者が不足していたり作業効率が向上していなかったりしています。
一方で経理の業務範囲は幅広く、現金の出納管理をはじめ毎月の給与計算や請求業務、取引先の信用分析などを日々こなさなければいけません。
すぐに人材を確保できれば問題ありませんが、そうでない場合はBPOで経理業務を外注化してみるのもいいでしょう。BPOは、日々の請求や支払い、給与計算などほとんどの経理業務を担うことができます。
②データ処理・整理
データ処理はほかの業務に比べればシンプルな作業です。しかし、繁忙期やテレワークの準備など、別の業務で人手不足となるとデータ処理や整理に時間を割けないケースもあります。
BPO事業者の多くは、各企業が手を付けられていないデータ整理や処理など細かい作業にも対応可能です。また、紙書類のスキャン・データ化なども依頼できるので、テレワークの準備で人手不足の企業にもおすすめです。
③資料作成・事務作業
資料作成をはじめ、事務作業は単純作業が多い一方で作業量の多い業務です。ほかにも荷物の仕訳や伝票の確認、備品などの定期的な仕入れや在庫確認などの業務は、同時に複数重なるため既存のリソースでは対応できない時期もあります。しかし、他部署からわざわざ人材を確保するのは、コア業務に影響を与える可能性もあるため難しい課題です。
BPOは、このような作業量が多く人的リソースの確保も難しい事務作業にも一括対応しています。ほかには、オンラインセミナーや社内研修で使用する資料作成、資料の印刷や発送といった業務も対応可能です。
オンライン化によって会議用、営業用、研修用など、各種資料のクオリティーが今まで以上に重要になっています。プロに外注化すれば、効率・質の両面で効果を実感できるでしょう。
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④受付業務
BPOは、事務や経理業務だけではありません。企業の受付業務を代行しているBPO事業者も存在しています。また、受付業務だけでなく電話対応も行っています。
テレワークの推進に伴い電話対応やメールの問い合わせが増加し、リソース不足に陥っている企業はBPOの活用を検討してみるのもいいでしょう。
⑤研修会やオンラインセミナーの企画・運営
BPO事業者のなかには、商品やサービスの販売促進に関する企画からプロモーション、運営管理まで担う専門性の高いサービスを展開しているケースがあります。例えば、対面での商談からオンラインでの商談に切り替えている企業に向けて、専門のデザイナーやコンサルタントが資料の作成からオンラインでの伝え方に関してサポートしています。自社商品のプロモーションに力を入れたいものの、リソース不足あるいはノウハウ不足で管理・運用する人材のいない企業は利用を検討してみてください。
またテレワークによって、新入社員研修やセミナーを開催できない企業も増えているかと思います。オンラインで実施したいものの、資料作成や備品の手配、IT環境の整備などノウハウがなくて困っている企業は、研修・セミナーを丸ごと外注化するといった選択肢も考慮に入れてみるといいでしょう。
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3.BPO事業者への委託メリット
ここまででBPOで委託できる業務内容を理解できたのではないでしょうか。それでは、ここからはBPO事業者へ委託する具体的なメリットについて解説していきます。
①業務の効率化と労働時間削減
BPO事業者へ委託する主なメリットは、業務の効率化です。人的リソースやノウハウが不足していると、長時間労働の常態化やコア業務の効率低下などにつながります。
BPOを利用した場合、外注費を必要とするものの、社内の人的リソースをコア業務や各担当業務へ集中することが可能です。また、各業務の効率化と労働時間の削減につながるのも強みです。ほかにも長期的に見た場合、コア業務へのリソース集中によって売り上げ増加も期待できます。
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②時間・コスト・手間の削減
BPOを利用するためには、サービス料がかかります。しかし、すべての業務を自社で対応するには、業務の兼任や作業内容を覚えるための研修期間など、時間、コスト、手間が必要になります。さらにコア業務のリソース不足による、利益減少といったリスクも考えられます。
BPO事業者への外注によって、今まで固定費として扱っていた人件費の一部を変動費へ切り替えられます。また、業務効率化も図れるので、社内の無駄なコストを削減しやすくコア業務の生産性アップも目指すことができます。
4.イベント・セミナー・研修サービス業界での業務委託
イベントやセミナー、研修サービス業界では、新型コロナウイルスによるテレワークの普及も相まって、人・時間・ノウハウの不足が問題化しているのではないでしょうか。ここでは同業界における課題と、BPOへの委託および運用イメージ、そしてどのようなメリットを得られるのかについて解説していきます。
①オンライン化で直面している課題
イベント・セミナー・研修サービス業界における主な課題は、人や時間・モノのリソース不足でしょう。また、テレワークを進めている企業の多くは、新しい業務システムの導入やオンラインセミナー、社内情報のデータ化、デジタルコンテンツの作成など多岐にわたる業務に対応しきれていないのではないでしょうか。
それぞれの業務に関する課題には、以下のような共通点があります。
- 運用ノウハウがない
オンラインセミナーやEC業務の準備などに時間がかかる - 既存業務に人・時間のリソースを割かれる
テレワークに対応できない状況が続いてしまう - 人やモノのコストが増える
ノウハウとリソースが少ない状況でのコスト増加はリスクの高い選択 - 特定の従業員に業務が集中する
マニュアル化されないために欠員時の対応が難しい
通常、このような課題を解決するには、新たな人材の確保と研修が必要です。しかし、人材の確保には固定費の増加というリスクもあり簡単に選択できません。さらに、オンライン業務を軌道に乗せるには、専門的なノウハウと共に各業務を一括管理できる組織づくりも重要です。
②オンラインセミナー・イベントの具体的な運用イメージ
オンラインセミナーやイベントに関する業務をBPO事業者へ依頼した場合、以下のような業務を外注に回すことができます。
- 開催案内、申込・受付業務
- オンラインセミナーに必要な機材や備品の確保とセッティング
- セミナーで使用する紙資料のデータ化
- データ化した資料をデザイナーが修正し、オンラインでの見栄えも配慮
- 教材の作成や管理
- セミナー後のお礼状やDMなどの作成と送信業務
- アンケート作成・集計
- オンラインセミナーの利用率や顧客の分析
③外注化で長時間労働を削減
優れたBPO事業者は、一般的な事務や経理、データ管理のほか、オンラインセミナーや研修の準備から運営・オンラインイベントの企画から実施、顧客へのアプローチなど各業務をトータルサポートしてくれます。そして、BPOによる業務の外注は、従業員の負担軽減に伴う残業時間減少にもつながります。
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5.まとめ
BPOの活用は、自社のコア事業へリソースを集中でき、業務効率化・経費削減などにも効果を期待できます。さらに残業を減らすことで、従業員のワーク・ライフ・バランス向上にも好影響を及ぼし全社的な働き方改革の推進につながります。
リソース不足やノウハウ不足、長時間労働に悩まされているイベント・セミナー・研修サービスなどは外部に委託するのがおすすめです。
ホープン（旧社名：プリントボーイ）では、イベント・セミナー・研修サービスで使用するコンテンツ制作をご支援してまいりました。
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著者プロフィール
- BST編集部
- HOPEN（旧社名：PRINTBOY）の企画部門がお届けする、業務改善お役立ち情報サイト”BST”の編集チームです。多種多様なメンバー＋その時々のゲストメンバーで、皆様の日々の業務における”困った”&”わずらわしい”、”こうだったらいいのに”を解決する情報をお届けします！
