ウェビナー代行サービスとは？選定のポイントについても解説

セミナーやイベントを企画している方の中には、ウェビナーとWebミーティングの違いについて分からず悩んでいる方もいるのではないでしょうか？　ウェビナーツールとミーティングツールは利用シーンをはじめ、画面共有やチャット機能などに違いが見られます。
今回は、ウェビナーとWebミーティングの概要と違い、自社に必要なツールを見極めるポイントについて解説していきます。

1.「ウェビナー」、「Webミーティング」とは

ウェビナーとWebミーティングは似ているようで、利用シーンや機能に大きな違いがあります。
ウェビナーはウェブとセミナーを合わせた造語です。ウェビナーツールは、オンラインでセミナーや研修会、講演会、オンラインサロンなどを開催する際に適した配信サービスもしくはツールを指します。数十人～数百人で行われるものが主ですが、中には1万人規模での開催も可能なツールもあり、対応範囲の広さも特徴です。参加者向けに商品やサービスの説明を行ったりイベントやサービスの利用登録を促したりしたい時は、ウェビナーの方が適しています。

※詳しくはこちらの記事をご覧ください。

• ウェビナーとは？成功させるために知っておきたいメリット・デメリット、配信方法などを解説

一方webミーティングは数人から、多くても数十人規模のオンライン会議、もしくはそういった会議向けのツールを指します。参加者はマイクを通じて自由に発言できますし、参加者同士で画面共有することが可能です。ウェビナーのように大掛かりな準備をせずに開催されることも多い形式です。

なお、ウェビナーの準備に時間を割けない場合は、専門の代行・サポート会社へ相談してみるのも大切です。ウェビナーの代行サービスは、ウェビナーツールから通信環境、スタジオ、企画作成などまで一括サポートしてもらえます。

2.ウェビナーツールとWebミーティングツールの違い

ウェビナーとWebミーティングの各ツールは、画面共有や音声の切り替え、チャットの調整など、各種機能面でも大きく異なります。
続いては、ウェビナーツールとWebミーティングツールの具体的な違いについて確認していきます。

2-1. 「ウェビナーはセミナー、Webミーティングは会議用」が一般的

前段でも軽く触れていますが、ウェビナーはオンラインセミナー向けのツールおよびサービスです。ホスト役が配信に関するあらゆる機能を調整できます。参加者は、配信される映像を視聴できるものの、マイクはミュートされているのが一般的です。人材教育や研修会、オンラインサロンなどを開きたい場合はホスト役のみ発言できるウェビナーの方が、情報を伝えやすくスムーズにセミナーを進められます。
対してWebミーティングは、基本的に全参加者が通話したり画面共有したりできるため、主に会議用ツールとして用いられています。例えば、リモートワーク時の社内会議、取引先とのオンラインミーティングなどといった活用方法が代表的です。

2-2. ウェビナーは「ホストのみ全画面を共有できる」のが一般的

ウェビナーの開催者であるホスト側は、パソコンやタブレットから参加者の人数や、アンケートなどによる反応をリアルタイムで確認できます。参加者はホスト側の映像のみ視聴できるため、セミナーや研修の内容に集中しやすく、かつ参加者のプライバシーも守られているのが特徴です。また、ホスト側は、参加者のリアルタイムな反応を見ながら進行することで、次回のウェビナーへ向けた課題を拾いやすいといったメリットもあります。
Webミーティングの場合は、すべての参加者が画面共有および切り替えを行えるようになっています。つまり、各参加者が、対等の立場から視聴およびコミュニケーションをとれるため、双方向の情報交換を必要とする会議やチャットに向いています。

2-3. 音声の切り替えおよび共有方法が異なることも

ウェビナーツールは、画面だけでなく音声の切り替え方法や共有についてもWebミーティングと異なります。ホスト側は、端末から参加者のマイクオン／オフや音量調整などを行う権限を持っています。司会者が台本に沿って進行をする際には、参加者のマイクをオフにし、不規則な発言などで進行が妨げられるのを防ぎます。質疑応答などの際には、参加者のマイクをオンにし、コミュニケーションをとりながらセミナーを進めることも可能です。
一方、Webミーティングの各参加者は、参加者を一覧で確認しながら、マイクを通じて自由に音声共有できます。そのため、積極的にアイデアを出し合う場に適しているのが強みです。

2-4. 一般的にウェビナーは参加人数の上限が多い

ウェビナーとWebミーティングは、参加人数の上限という点でも大きく異なります。ウェビナーは、ツールによって数十人規模の少人数なケースから1万人など大規模なケースにも対応しているのが特徴です。リアルであればイベントホールを貸し切るような、大規模なオンラインセミナーや社内研修などを検討している企業には、使いやすいツールといえます。
一般的なWebミーティングは、数人から多くても1,000人程度の規模までの対応に留まるのが一般的です。機能的にも少人数でのミーティングにフォーカスしているので、どちらかと言えば大規模なオンラインイベントには不向きでしょう。

3.自社に必要なのはどちらかを見極めるポイント

自社に必要なオンラインツールを見極めたい時は、オンラインツールの利用目的と視聴者とのコミュニケーション方法、参加予定人数などから判断するのも大切です。

3-1. ツールの利用目的から判断

自社に必要なコミュニケーションツールを検討するときは、まずツールの利用目的から判断していくのが重要です。

見込み顧客向けのイベントや講演会、オンラインサロン、社内の研修会などといった場合は、ウェビナーの方が適しています。イベント会社やオンラインサロンを経営している会社、人材教育に力を入れている会社などは、ウェビナーの導入を検討してみるのが大切です。
一方、社内ミーティングや取引先とオンラインでミーティングを行わなければいけない時は、Webミーティングの方が適しています。

3-2. 視聴者とのコミュニケーション方法を確認

ウェビナーとWebミーティングのどちらが自社に合っているかは、オンラインツールを通じて視聴者・参加者とどのようにコミュニケーションをとるかによっても違ってきます。
参加者に対して積極的に情報やサービスを伝えたい、技術的な内容などを伝えたい場合は、双方向より講演会のような形式の方が合っています。この場合はウェビナーが良いでしょう。司会者であるホスト側と参加者で操作可能な機能などに違いがあり、ホスト側の音声や映像のみを参加者に伝えられるため、スムーズに進行することが可能です。

参加者同士でも意見を交わしながら何かアイデアを生み出したり情報共有したりするには、それぞれの音声や映像を共有しなければいけません。この場合はWebミーティングが良いでしょう。それぞれの端末で音声と映像を自由に共有したりミュートしたりできます。

3-3. 参加人数から判断するのも大切

1,000人を超えるオンラインイベントや研修会を開きたい場合は、基本的にウェビナーツールから比較検討していくのも大切です。
Webミーティングツールの上限人数は、上限100人や1,000人程度のツールも多く、大規模な配信に向いていません。ウェビナーの場合は、1万人規模の配信に対応しているツールもあり、大規模イベントやセミナーでも柔軟に対応できます。

▼詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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4.Zoomの「ウェビナー」と「ミーティング」で違いを確認

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ICHIGO ICHIE DIGITAL ショップスタッフ

動画撮影・編集・オンライン配信が出来る、撮影スタジオ「ICHIGO ICHIE DIGITAL」のショップスタッフチームです。東京メトロ渋谷駅 地下B１出口より徒歩１分。「伝えたいことを、想いのままに伝えたい。かけがえのない、一期一会の出逢いを創る。デジタルコンテンツづくりをお手伝いします。」をコンセプトに、デジタルサイネージのショールームを併設し、クリエイターがお客様のコンテンツづくりの“お悩み”にお応えする、コンシェルジュサービスを提供いたします。