新型コロナウイルス感染症の拡大防止の観点やＤＸの推進などを背景に、オンラインでの商談や会議、セミナーが増え、以前にも増して資料作りの機会や、準備にかかる手間が増えています。
気づけばZoomでの打ち合わせが毎日３つ以上あり、その度に必要な資料をつくる、事前に調査をしなくてはならない、会議自体に時間がとられている、やるべきことが山積みで毎日予定に追われている・・・そんな風に感じている方も多いのではないでしょうか。
オンライン商談が一般化し、以前より気軽に打ち合わせの機会を設定できるようになったことで、かえって思った通りに１日の作業が進まなかった…客先に振り回された…リモートワークで上司や関連部署など関係者の合意がなかなか得られない、などの戸惑いの声がよく聞かれます。不確定な条件の多いなかでも、自分やチームの仕事をいかに予定通りに進めているか、価値を高めていくかは、多くの方の関心事であると思います。
この記事では、企画、営業、カスタマーサービスの方々、また日常的に非定型の業務を多く抱えている方向けに、仕事を進める上で合理的な計画やスケジュールの作り方、外部委託のメリットについてご紹介していきます。
１-１「計画」はなぜ必要か
１－2 仕事を遂行するための計画の重要性とは？
日々様々な業務を行う中で、「計画」を意識しているでしょうか。事業計画、部門の年間目標を達成するための計画、部門や複数の関係先企業を巻き込んでの業務プロジェクトなど、組織は何らかの計画のもとに限られたリソースを配分し、組織の目標達成のために事業を行っています。もちろん人生のライフプランや旅行の計画など、プライベートな計画もあるでしょう。
会社の中で決められた計画、個人が充実した人生を送るための計画、計画にも様々あります。ですが、仕事における、個人の仕事を進めていくために計画を立てているかどうか、そしてそれを重要と感じているかどうかには個人差があるのではと思います。「勢いで仕事をしてそれなりにうまくいっている」と感じている人は、特に計画を立てて仕事を重要視していないかもしれません。
計画を立てることは「見通しを立てて動く習慣をつける」ことです。仕事は自分一人が進められるシンプルなものから、多くの関係者や企業を巻き込んで行う大プロジェクトまで、様々な範囲があります。かかる時間も重要度も、関わる人数も様々であり、自分の関わり方も仕事ごとに異なります。やる仕事が同じであっても、自分が主導権を握って進めるのか、誰かが指示を出してくれるのかでも、頭を使う手間や責任の度合いが変わってきます。その中で足並みをそろえ、自分の役割を遂行し、期日までに求められる成果を出すためには「計画」が必要になるのです。
個人が計画を立てることで得られるメリットは、主に次のようなものです。
l 仕事全体を俯瞰して考えられるようになる
l 仕事を細部まで理解し自らやり方を考えらえるようになる
l 先のことを予測し問題に対処できるようになる
l 先回りして関係者のスケジュールを確保し、調整する力が身につく
l 情報収集力が身につく、仕事へのアンテナ感度が高まる
計画を立てて仕事を進めることにはメリットが多いのです。この力が高まることで、仕事のレベルや質が高まり、効率的に仕事を進められるようになります。また、行き当たりばったりで進めることや、不用意による失敗をなくして継続的に効果を出せるようになり、周囲からの信頼性や評価も高まっていきます。仕事の種類や分量が増えてくると、計画を立てる力は必須となっていきます。
1-3 仕事は生き物！日々変わるのに、「計画」を立てる必要性って？
計画を立てて仕事を進める習慣がない、計画を立てることが苦手な人の多くが、このような思い込みを持っています。
l 計画を立てても思い通りに行かない、できないから意味がない！成り行きで進めるしかない！
l 与えられた仕事をこなすだけなので、自分には計画は必要ない！
l 経営層や上司が立てた計画は実態に即していない！
l 計画をつくる時間は無駄であり、利益につながる行動に集中したい！（特に営業・販売職の方に多い）
これは一度作成した計画は変えられない、変えてはならないという考えから、計画に対してネガディブな思いがあります。
確かにこのような場面が当てはまることもあります。飛び込みで入ってきた仕事に対して、その場で完了できるならば計画に落とし込む必要もないでしょう。ただ、前述のとおり仕事はすぐに完了できるものだけでなく、時間がかかるもの、難易度が高いもの、関係者が多く、すぐに合意が得られないものなど、様々です。想定外の問題が起きて遅延が発生したり、解決策がなかなか浮かばなかったりと、スムーズに進められないなんてこともあるでしょう。
そのような仕事を進めるためには「時間を捻出する必要」があります。急なお客様対応などの突発の仕事も進めながら、見えている仕事を前倒ししたり、順番を変えたり、協力を仰ぎながら進めていかなくてはなりません。
そこに計画があれば仕事の道標となり、抱えている仕事量や進捗が理解しやすくなります。そのため、変化する予定を調整しやすくなります。計画とは変わらないものではなく、変化する状況に応じて変えていくものなのです。
2-1「計画」の作り方
2-2 計画を構成する３要素
計画を構成する要素は下記の３つです。
l 目的（何のためにその業務をやるのか）
l 目標（どうなれば成功とするのか）
l 期日（いつまでにやるのか）
＜例＞
◎営業本部営業三課 売り上げ増 ●億円／期日：１年後
目標①：新サービス販促企画 100件の成約
目標②：新規顧客開拓 1,000件の受注獲得
目標③：既存顧客の営業力強化による単価アップ 1億円
基本的にはこの３つが構成要素となり、これが揃わないものは計画として破綻しています。上記の３つの要素から、上位階層～下位階層へ、より具体的な形へと計画が落とし込まれていきます。経営層の目標は、各部門の目的、各部門の目標がチームメンバー個人の目的へと、階層を下るにつれて細分化していきます。そのために、組織としての仕事の目的を理解することなしに、部門や個人の目的、目標を作ることはできません。
また、作れたとしても誤った目標設定をしてしまい、やり直しや他部門に迷惑をかけてしまうことがあります。計画が誤った目的、目標設定をしたものにならないよう、経営層や管理職層だけでなく、全社員が会社の目的・目標を理解した上で整合性をとりながら計画作成していきます。
2-3 目的により、計画の形は異なる
先述のとおり計画を立てることのメリットには、全体を俯瞰すること、進捗を把握すること、関係者と調整できるようになることなどがあります。計画で把握したい（フォーカスしたい）ものが何かにより、計画の作り方が変わってきます。
すなわち、複数のプロジェクトからなる会社全体の年間計画など、細分化された計画を包括する「全体把握のための計画」、プロジェクト・業務ごとのプロセスを細分化して進捗を確認するための「手順把握のための計画」、手順を個人のスケジュールに落としこんだ「時間管理のための計画（スケジュール）」です。
「全体把握のための計画」は、目的をかなえるために何をどのタイミングで、どのような手段で行うべきかという、長期的な視点に立った計画です。例えば年間目標を達成するために、案件Ａを４～10月、案件Ｂを５月～10月、案件Ｃを12月～１月にかけて行うなど、取り組むプロジェクト・業務を決め、期日を明らかにしていくことです。会社や部門レベルなど、上位層が設定することが多いものです。
「手順把握のための計画」は、全体計画を構成する一部であり、特定のプロジェクトなどのようにある目的や目標を期日までに達成するための「手順」に焦点をあてたものです。やや長期の目線になります。案件Aを例にとって納期までにやることを並べると、下記のようなイメージになります。
＜手順把握のための計画例＞
上記はざっくりした手順を示したものですが、こうして手順を把握したうえで、やるべき業務をそれぞれの期日までにやりきるためには、１か月、１週間、１か月などの一定の期間の中で何をどこまでやるかを決め、計画に落とし込むことが必要になります。それがスケジュールや１日のタイムテーブルなど時間管理のための計画となります。
＜時間管理のための計画例＞
■今日１日のスケジュール
09:00 ～ 09:30 メールチェック、日報確認
09:30 ～ 10:30 定例会議
10:30 ～ 11:00 請求書発行
11:00 ～ 12:00 A商事様 Zoom会議
12:00 ～ 13:00 昼食
13:00 ～ 14:00 B運送様 Zoom会議
14:00 ～ 16:00 A案件の調査
16:00 ～ 16:30 移動
16:30 ～ 17:30 取引先C社工場見学
多くの方々は同時進行で様々な仕事を行っています。
新人時代のように、作業レベルの仕事を来た順に片づける、あるいは誰か第三者がスケジュールを管理してくれるようなケースは「まれ」でしょう。
１日の中でも、顧客対応を行っている方では移動時間や商談が長引くなどの時間ずれもバカにできません。複数の作業が時間差、突発的に発生し、それぞれに重要度や優先度も異なる中で、効率的なスケジュールが組めるように日頃から時間管理意識やスケジュール調整を繰り返し練習しておく必要があります。
2-4 計画をする際には「どの業務を自分でやるか」「何を人に任せるのか」も判断が必要
目標達成のためにやらなくてはならないことを整理していくと、限られたリソースの中で期日までにすべてを実行するのは難しい・・・ということも出てくると思います。視点を高め、何をやるのか、やらないのかを判断しなくてはなりません。やらなくてはいけない業務が決まった上で、自分が、自分たちのチーム、組織がやるべきなのかを精査し、必要であれば外部委託するなども選択肢のひとつでしょう。業務を外部委託するかどうかの判断基準としては、このようなことが挙げられます。
- どこまで自社にノウハウを残したいか
- どこまで自社がコントロールしたいか
- どのような人材を社内で育成したいか
- 自社の人材には必要な知識、技術、ノウハウがあるか
１、２に関しては、その業務が、自社の付加価値の提供や競合との差別化にかかわる「コア業務」なのかを見極め、コア業務を優先的に実施するためにノンコア業務については外部委託をうまく利用することも手となります。資料作成や事務作業、封入・発送作業など、繰り返し行われるルーチンな業務は比較的外部委託しやすいものとなります。特にプレゼンテーションやオンラインセミナーにおける資料作成に関しては、内容の良し悪しさることながら、見栄えも成果を左右します。重要な内容を詰めることに力を注ぎながら、視聴者にとっての見やすさ、理解のしやすさを左右するデザイン作業については外部委託することがより効果的です。
また、３、４に関しては、組織全体の人材育成計画にも関わる部分となりますが、内製化やノウハウ獲得は時間を要することが多いため、外部委託を検討する対象となります。事業環境は絶えず変化していく中で、将来的に社内にそのノウハウの蓄積が必要なのか、コア業務であるのかを考える中で、外部委託も選択肢となります。
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3-1 まとめ
さて、今回は業務を効率的、確実に進めるための計画の重要性や、計画の立て方について解説させていただきました。
リモートワークやオンライン上でのコミュニケーションが定着する中で、全体像を見失わず、業務を納期に間に合うよう適切に管理するためには、把握したい内容に即した計画を作ることが重要となります。
「全体把握のための計画」、「手順把握のための計画」、「時間管理のための計画（スケジュール）」を使い分けながら、目標達成に向けた優先順位に従って内部で対応するか、外部委託を考えるのかを検討していくことで効率的に目標達成に向けて業務を推進することができます。
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