多数の来場者を迎えて開催するオフラインセミナーとは違い、一見オンラインセミナーはかなり開催が楽に感じます。しかし実は、オンラインセミナーには数多くの注意事項があり、しっかりとポイントを押さえておかないと成功とは言えない結果になりかねません。今回はオンラインセミナー開催にあたって知っておきたい注意事項を、事前準備からセミナー終了後まで解説していきます。
1.実はかなり多い！オンラインセミナーの注意事項
オンラインセミナーの開催は、それほど簡単ではありません。オフラインセミナーよりも負担が軽い部分がある一方で、多数の注意点があります。
1-1.オンラインセミナー特有の注意点がある
オンラインセミナーであっても、基本的な流れはオフラインのセミナーと変わりありません。企画立案、参加者募集、講義内容打合せ、会場やスタッフとの打ち合わせ、当日のための準備、開催当日・開催中のサポート、終了後のフォローアップなど、セミナー開催を成功させるためにはフローを円滑に進めていくことが求められます。
しかし、注意事項についてはオフラインセミナーと共通するものばかりではありません。この「オンラインセミナーに特有の注意事項」を見逃してしまうと思わぬアクシデントが発生したり、次の段階に進めていくときに支障が出たりする可能性があります。
1-2.オンラインだからといって簡単になるわけではない
参加者と直接的な対面形式でないだけで、セミナー開催という本質的なところは通常のセミナーと変わりません。画面越しであっても、参加者の満足度を重視するのはオフラインセミナーと同じです。
逆に興味を失うと離脱されるリスクが生じるという、オンラインならではの難しさがあります。
オンラインセミナーを成功させるためには、各フローにおいて注意点に気を配りながら実施することが大切です。それぞれの段階において注意事項があるため、最終的に留意しなくてはならない点は多岐に渡ります。
▼オンラインセミナーの集客と成功のポイントについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
2.オンラインセミナーの注意事項【事前準備編】
オンラインセミナー開催前の注意事項を解説します。
2-1.企画立案の注意事項
■離脱のハードルが低いということを前提にする
現地に集合して参加するオフラインセミナーとは違い、オンラインセミナーでは自分の好きな場所から参加することができます。参加のハードルが低い反面、離脱についても同様のことがいえます。少しでも興味がなくなったり飽きてしまったりすると、容易に離脱ができます。
離脱を回避するためには、参加者のターゲット層を明確にし、そこに合わせた興味喚起ができる企画を作ることが大切です。加えて、企業が行うセミナーである以上は、開催目的に沿っている企画であることも重要です。開催によって目的が達成できるのかを意識しつつ、参加者の満足度が高い良質なメニュー構成としなければなりません。
■要素を盛り込み過ぎない
ただ、面白さを追究するあまり、要素を盛り込み過ぎていないかといったことにも注意が必要です。画像や動画は必要に応じて活用すると効果的ですが、やり過ぎると小さな画面で見ている人にとって、ストレスとなってしまう場合もあることを考慮しましょう。
2-2.募集の注意事項
■募集の手法を適切に選ぶ
オンラインセミナーの集客では、ターゲット層を呼び込める手法を適切に選択する必要があります。広告媒体の選定や表示の頻度、SNSでの拡散、自社サイトでの告知など、複合的に手法を組み合わせながら、ターゲット層にアピールしていくことを目指します。
■募集告知のタイミングにも注意
また。募集告知のタイミングにも注意が必要です。早すぎて開催までに間が空きすぎると、忘れられたり、興味が失われたりする可能性があります。遅すぎると、必要とする相手に情報が行きわたらず、想定数に届かない場合があります。
2-3.打合せの注意事項
■効率的に打合せを実施する
オンラインセミナーの開催に向けて、ムダなく、効率的な打ち合わせが行えるよう心がけます。関係者リストを作成したら、各人に関連性の深い要素をピックアップし、整理しながら必要最低限の回数で済ませるようにします。
■関係者全員で情報共有する
その際、関係者全員には必ず打合せ結果を共有することが大切です。直接的に関係がない事項でも、それぞれが全体像を把握するために情報共有を徹底します。セミナー関連の打ち合わせでは、他の業務を圧迫しないことを念頭に、打合せの時間内で必要な項目を決定できることが大切です。
2-4.準備の注意事項
■適切なツールの選択と操作の習熟
オンラインセミナーでは、配信のためのツールが必要となります。機能や対応可能な規模により、有料・無料のさまざまなツールが提供されています。オンラインセミナーの大枠が出来上がったら、適切と思われるツールの選定を開始します。ツールの機能にはひととおり目を通し、必要な操作を習熟しておくようにします。
■配信環境の整備
配信する場所と現場の通信環境、機器類の整備を行います。配信品質が維持できることを重視し、通信の安定性を確保することが重要です。
■リハーサル実施
本番に備えてできるだけリハーサルの回数を重ねるようにします。時間が取れない場合には、パートごとに分けて行っても問題ありませんが、最終的には通しで行い、時間配分やコンテンツのバランスを細部まで確認して調整を行います。
■その他
主催側からの通信の状態とともに、参加者側のログイン状況も併せて確認するようにします。ダミーのアカウントなどを利用して、参加者が迷わず、確実に視聴体制に入れるかを見ておきましょう。参加者がスムーズに視聴できるよう、アプリのダウンロードや参加登録など事前の案内を丁寧に行い、問い合わせ窓口を設定して対応します。オンラインセミナー実施に向け、トラブル発生時の対応策を詳細まで詰めておくことも必要です。非常時の際の、各スタッフの動きを確認しておくと良いでしょう。
3.オンラインセミナーの注意事項【直前・本番・終了後編】
オンラインセミナー当日の注意事項について解説します。
3-1.当日本番までの注意点
開催当日は余裕をもって開催場所に赴き、本番までの準備に抜けがないかを再度確認する時間が十分にとれるようにします。特に以下の点について、しっかりと確認しておきましょう。
■当日の通信状況
配信に支障がなく、安定性が保てるかを再度確認します。
■機器類のテスト
カメラ・マイク、音響や照明、その他の機材が適切に設定されていることを確認します。
■撮影環境の確認
不要物の映り込みがないか、参加者側の画面から確認。差し棒・ポインターや水など、登壇者用の備品を準備します。
3-2.本番中の注意点
■共通の意識を持つ
すべてのスタッフがセミナー成功への共通の意識と緊張感をもって、運営に携わる姿勢が求められます。
■異常が起きていないか全員で監視する
トラブルを事前に回避し、また問題を最小化するためには、全員体制での監視が必要です。異常があった場合でも、誰もがすぐに動けるように待機し、万一トラブルが発生した場合には事前の取り決め通りに行動するようにします。
■その他
参加者の注意力低下を招かないよう、時間厳守とし、開催を長引かせないようにすることが大切です。本番中、円滑に進めるためにも内部用のカンペツールがあると便利です。「音声が出ていない」「画面から顔が切れている」などの内容を、参加者に気付かずに伝えることができます。配信画面には出ないコミュニケーションツールを使うことを、検討しておきましょう。
3-3.終了直後の注意点
■参加者への呼びかけ内容
アンケート、感想を確実に回収できるよう、参加者へ呼びかけを行います。この際、二次元コードの読み取りなどは参加者側の手がかかり、収集率が低下しがちなので避けた方が無難です。アンケートの提出率向上のために、インセンティブを準備するという方法もあります。終了後にオンラインセミナーの内容を再度見られるページのURLを案内すると参加者も振り返りができるので、満足度向上に貢献します。
3-4.セミナー後の注意点
■個別相談会によるフォロー
セミナー参加者のリスト作成から顧客化を促進するために、個別相談会などを開催し、フォローをすると成果につなげられます。アンケートやサンクスメールから反応を探りながら、相手に合わせた対応をしていきましょう。興味がありながら、今回何らかの事情で参加できなかったという可能性もあります。欠席者に対しても放置せず、働きかけを実施していきます。
セミナー開催の目的にもよりますが、セミナーから得られたデータを無為にしないためにもしっかりと管理・分析を行うことが大切です。例えば営業チームに良質なリストを提供することで、自社への大きな貢献となることも考えられます。
4.完成度の高いオンラインセミナーにするポイント
自社の開催目的にマッチする、完成度の高いオンラインセミナーとするためのポイントは以下の通りです。
4-1.全員が注意事項を十分に理解する
不測の事態に備え、円滑にセミナーを進めていくためには、全体の流れを関係者全員が把握し、各人が各段階の注意事項と向き合う必要があります。
4-2.参加者の視点を意識する
特に開催に慣れていないと、自社側の都合に気を取られがちです。オンラインセミナーのメインは参加者です。画面の向こう側を常に意識し、興味をそらさない円滑な運用ができるように準備することが重要です。
4-3.トラブルが起こる前提で取り組む
どれだけ厳重に準備をしても、トラブル発生を完全に防ぐことはできません。「トラブルは起きるものだ」という心構えで、さまざまな条件での対処を想定して取り組みます。
4-4.経験豊富なパートナーに頼る
ここまで見てきたように、オンラインセミナー開催の各行程を通じて相当数の注意事項があります。自社内ですべてを完璧に行うのは、かなりの負担を伴います。オンラインセミナー開催のノウハウに乏しく、不安がある場合には経験と実績のあるプロの知見の活用がおすすめです。
5.オンラインセミナー成功に向けて緊張感をもって取り組もう
会場費や人件費の軽減など、オンラインセミナーはオフラインで行うセミナーよりも気軽というイメージがあります。しかし、参加者がいるセミナーである点には変わりありません。事前準備からアフターフォローまで、各段階での注意事項を踏まえておかなければ、セミナーの成功は難しくなります。関係者全員が緊張感をもって、各人の役割を果たしていく意識が求められます。
膨大な注意事項に対して的確に取り組んでいくためには、プロの経験を活用することが有効策となります。自社内では気が付けない部分にアプローチし、事前に失敗に至るリスクを回避することが可能です。
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