オンラインセミナーを開催する際、集客のために案内文を送付するというケースも多いのではないでしょうか。手間をかけて送付しても内容がうまく伝わらないと、集客効果が上がらない恐れがあります。重要なのはセミナーの基本情報が明確にわかり、申し込みしやすいと感じられることです。ここではオンラインセミナーの案内文について、必ず記載したい内容、集客の参考となる例文を紹介していきます。
1.オンラインセミナーの案内文に必要な要素は？
オンラインセミナーの案内文で、一般的に必要とされる要素には以下のようなものがあります。
■宛名
社名・肩書など案内したい対象に適した項目を入れます。固有名詞は表記の誤りがないよう、細心の注意を払いましょう。
■あいさつ
顧客・社内・社外など出す相手によって冒頭を変えます。いきなり本題に入らず、時候のあいさつなどを交えて、柔らかい印象を心がけます。
■セミナー開催の旨
端的に開催の意図を伝えた後、自分に関連性があると思ってもらえるように興味を促す文章を加えます。
■テーマ
セミナーの目的・ゴールを意識し、内容を整理してさらに詳しく伝えます。
■講師
登壇者についてのキャリア、肩書、過去の実績、顔写真などを記載します。
■日時
和暦もしくは西暦、24時制表記
公式な文書は一般的に和暦が使用されますが、セミナー内容によっては西暦の方がわかりやすい場合もあります。若い層中心、ビジネスパーソン向けなど、適宜使い分けましょう。
■場所
特に記載が必要であればセミナーの撮影場所を記載します。例えば、「弊社〇〇ルームより配信予定」と記載があるとより信頼性が増します。
■申し込み方法
申し込み方法は、わかりやすく明示することが重要です。フォームURL・メール返信など、可能な方法をすべて記載します。電話の場合は担当部署・担当者名も添えるようにしましょう。
■メールの場合は件名に留意
メールで案内文を送付する際には、目に留まりやすく簡潔であることが大切です。他のメールに埋もれないよう、セミナーの案内であることを明記します。
オンラインセミナーの案内文では企画やデザインが重要です。基本的には見せ方、データづくりに留意しながら、案内文を作成していきましょう。
2.オンラインセミナー案内文の例文
3つのパターンでオンラインセミナー案内文の例文を紹介します。
2-1.（顧客営業向け）自社システム活用オンラインセミナー
▼件名： 〇〇社システム活用オンラインセミナー開催のご案内
××株式会社
情報システム部
日本 太郎 様
弊社××システムのご利用をいただき、誠にありがとうございます。
株式会社○○の▽▽でございます。
さて今回、日頃システムをご利用いただいているお客様に向けて、オンラインにて特別セミナーを開催することが決定いたしました。
システム連携の確実かつ簡単な実施方法を始めとして、より便利にお使いいただくための裏技的な情報まで、さまざまな活用シーンを網羅する内容となっております。
つきましては、日本様にもぜひご参加をご検討くださるようお願い申し上げます。
＜セミナー詳細＞
・内容：【▲月▲日】○○社システムの実践的な活用方法
・開催日時：××××年▲月▲日（○曜日）13：00～15：00（12：30より受付開始）
・配信場所：弊社ウェビナールームよりZoomにて配信
・費用：無料
・定員：100名様限定（先着順となっておりますのでお早目にお申し込みください）
・お申込み方法
下記のお申込みフォーム、または当メールへのご返信でも承ります。
http:// ～～～
・お問い合わせ先：総務部 〇〇 TEL：00-0000-0000
＜追記＞
当セミナーでは実際にご活用いただいている具体的な事例と合わせ、お問い合わせの多い内容もご紹介いたします。また、個別のご質問にもお答えいたしますので、この機会をご活用いただければ幸いです。
日本様のご参加を心よりお待ちしております。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
2-2.講師を招いて行うオンラインセミナー
▼件名：【▲月▲日】中小企業のためのDXセミナーのご案内
お客様各位
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼を申し上げます。
この度、オンラインにて「中小企業のためのDXセミナー」を開催する運びとなりましたことをご案内いたします。
本セミナーでは、中小企業が今直面している切実な課題をテーマとし、解決につながるDXを推進するためのヒントとなる情報をご提供いたします。DXの基本的な考え方、取り組みに向けた具体的な手法など、デジタルを経営に活用するために欠かせない知識を満載してお届けいたします。
登壇者としてITはもちろん、中小企業の経営に精通した株式会社〇〇、ビジネス推進部部長の〇〇氏を講師にお迎えし、実践的なお話をしていただきます。
＜セミナー詳細＞
・内容：中小企業のDXに必要な考え方と推進のための具体的手法について
・開催日時：××××年▲月▲日（○曜日）10：00～12：00（9：30より受付開始）
・費用：無料
・定員：50名
・お申込み方法
下記のお申込みフォーム、または当メールへのご返信でも承ります。
http:// ～～～
・お問い合わせ先：総務部 〇〇 TEL：00-0000-0000
＜講師紹介＞
〇〇大学××学部卒業後、▲▲株式会社でISP事業に従事。エンタープライズ向けソフトウェアの開発およびテクニカルサポートを経て、同企業でAWSビジネスの立ち上げをリーディング。中小企業を中心としたクラウド商材のPMを担当。ITコンサルタントとしても顧客各社の厚い信頼を得ている。
今回は50名限定のセミナーとなります。早めのお申込みをお願い申し上げます。
2-3.社内向けオンラインセミナー
▼件名：【▲月▲日】営業研修オンラインセミナーのご案内
営業部各位
日々の業務、お疲れ様です。人事部の〇〇です。
この度、わが社の営業力強化を目的とする、営業研修オンラインセミナーを開催することとなりましたのでご案内いたします。
＜セミナー詳細＞
セミナー内容：営業力強化に向けた現状把握と事例から見る課題解決手法
講師：本社営業本部長××およびマーケティング部チーフマネージャー▽▽
開催日時：▲月▲日（○曜日）13：00～17：00
営業担当は原則全員参加となります。後日、社内サイトでも録画された動画の視聴は可能ですが、当日は質疑応答およびディスカッションを予定しておりますので、極力スケジュール調整を行い、リアルタイムでの参加をお願い致します。
お問い合わせ先：人事部 〇〇 TEL：00-0000-0000
3.プロの力でオンラインセミナー参加につながる案内を
オンラインセミナー開催に関しては、企画から集客、開催、アフターフォローまでワンストップで請け負うサービスもあります。
集客のサポートのみの依頼も可能というサービスもあるため、自社の開催目的に沿った内容で案内文の作成を行う支援をしてもらうこともできます。
顧客リストの整備から案内送付まですべてお任せできるプランでは、煩雑な作業にかかる社員の負担が軽減されます。メールやSNSなどだけではなく、印刷物の手配および封入・発送処理も一貫して依頼が可能です。こうした外部サービスを活用することで案内文の中身、参加者へのアプローチに関しても精度の高い処理ができるので人為的なミスが起こりにくくなります。
自社内の人的リソースを主業務に集中できるうえ、運営全般についてのプロのノウハウも得られるメリットがあります。
▼オンラインセミナーの集客と成功のポイントについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
4.オンラインセミナー案内文の重要性を理解しよう
オンラインセミナーの持ち味は、オフラインセミナーになかなか足を運べない層にまで広くアプローチできることです。そのメリットを十分に生かすためには、案内文の内容が重要な意味を持ちます。参加者の興味を引き、わかりやすい内容でなければ、申し込みを促すことができません。要素が抜け落ちているとほしい情報が得られず、参加への意欲が薄れてしまう恐れもあります。案内文の作成、送付の作業について自社内だけでは難しいと思われる場合には、専門の事業者の力を借り、効果を高めるという手段もあります。
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