どんな業務が外部委託できる?アウトソーシングサービスで業務効率化

どんな業務が外部委託できる?アウトソーシングサービスで業務効率化

 

多くの企業がテレワークに移行し一年ほどが経とうとしていますが、テレワークで仕事を進める上での悩み事を抱えている企業も多いかと思います。

いまだにどの企業でも、テレワークに完全移行できていない業務が少なからずあります。特に、紙面でのやり取りや、実物商品のやり取りが必須になっている企業では出社せざるを得ないといった状況もあるはずです。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の感染者数状況は波のように増減を繰り返し、状況の終息が読めません。こうした状況の中、業績向上を目指すには、非効率な業務を減らし、売上に直結する仕事に集中することが必須です

 

テレワークが進められない理由と課題

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企業規模別(従業員数別)のテレワーク実施率は、1万人以上の企業では45.0%であるにも関わらず、100人未満の企業では13.1%と低い割合になっています。このため、企業規模による格差が広がっているといえるでしょう。

テレワークできていない企業へのアンケートでは、当初「テレワークで行える業務ではない」という回答がありましたが、時が経つにつれて減り、一方で、「会社がテレワークに消極的で、実施しにくい」といった声が多くなりました。上司・同僚の出社により同調圧力が生まれるなどの課題があり、不要な出社が増えている可能性があるでしょう。

また、当社のクライアント様からよく聞くお話では、「これまで通りのやり方」がルーティンになってしまい効率化を考える機会がなく、昔からの習わしのごとく同じ作業を繰り返している、という実態も多く見受けられます。

 

アウトソーシングを有効活用し中小企業でもDXを

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アウトソーシングは、業務を一括して外部企業に委託することを指します。ここ最近では、「BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」という言葉でもよく呼ばれており、アウトソーシングの受注を専門としている企業もあります。

 

■想像以上にお任せできる最新のアウトソーシング事情

アウトソーシングを受け持つ企業は、事務・会計機能といったバックオフィス業務にとどまらず、人事、経理、総務などの複雑な業務も対応可能です。それぞれの分野のプロを抱えており、専門知識を活かして業務のサポートをしてくれます。

また、テレワークが進んだことでさらに増えたと思われるウェビナーもアウトソーシングの対象です。企画から準備、実行や運営管理までといった、社内にノウハウがない専門性の高い業務などを一括して外部発注できるのです。

自社内で追いつかない業務や、専門知識がない場合にも有効活用できるアウトソーシング。実際に外部発注できる内容のイメージが広がりましたでしょうか。

 

■DX時代、アウトソーシングの必要性

企業においてアウトソーシングは、デジタル広告やSNSなどのプロモーションに限らず、紙面資料のデジタル化、セミナーのウェブ化、サービス提供のオンライン化などがあげられます。

私たちの生活の中でもデジタル化が進んでいるので、DXが必須だと叫ばれる理由はすぐに想像できるかと思います。

具体的な策は出ていなくても、DXの重要性があがっているのはどの企業でも感じていることでしょう。
しかし、DXを進めるために人員を補填するという選択肢はなかなか選べません。

社員を増やしてしまったあとにDXにより人手が余ってしまうという事態もあり得るからです。

人手が足りない時の選択肢として、人材派遣を利用する手もありますが、社内に取り込んで自社独自の教育を実施したり、人材派遣を利用することならではの雑務が増えたりとメリットだけではないのが事実です。そこで有効活用したいのがアウトソーシングです。

特にデジタル化できないが毎月固定の人員が必要なものや、本来すべき業務を圧迫している毎月必要な単純な作業はアウトソーシングに適しています。こうした業務をアウトソーシングすれば、DXに取り掛かれますし、本来すべき業務に集中できる環境を整えられます。

 

中小企業がアウトソーシングを活用するメリット

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中小企業が今後の競争に勝ち抜くためにもアウトソーシングを活用した方がよいとなんとなく感じられているかと思います。では実際にアウトソーシングを利用した場合のメリットをみていきましょう。

■社内で限界のある作業効率化をさらに拡大できる

企業年数が長いほど、テンプレート化やマニュアル化が進んでおり、一見整った状況に見えることがあります。実際に業務を行う人員はルーティンワークとして業務を行っていますが、ふとした時に別の目線からみてみるとかなり効率の悪いことをしているなんて状態もよくあることです。

社内での作業効率化は、誰しもが必要性を感じているけれども、なかなか時間と労力を使えていないのです。そういった業務をアウトソーシングすれば、作業効率化のスペシャリストともいえるアウトソーシング受託企業が、独自の経験数やノウハウを活かし解決へ導いてくれます。

 

■なくならない業務を効率化、コア業務に専念できる

請求書や説明資料など、デジタル化が進んだとは言え、紙面資料はまだまだ存在します。また、毎月テンプレートに数字を入力するなど、定型であるものの手間のかかる資料作成や、同じ資料を梱包して送る発送作業など、実物を動かして進めなければならない作業もあるはずです。

決まったルールで出来る作業ならアウトソーシングに任せることで、コア業務に専念できる環境を整えられます。

■テレワークを加速し、一人ひとりが生産性の高い仕事ができる

テレワークのメリットは、子育てや介護などの家庭事情と仕事を両立できることです。移動時間の短縮により、シームレスに家庭と仕事を切り替えられ無駄な時間がありません。また、企業からみても、交通費の削減や、オフィス縮小とメリットも多くあります。

アウトソーシングでコア業務以外をお任せすることが、テレワークを加速させ、さらにDX化にも注力できるようになるでしょう。

雑務がないことで、一人ひとりが本来のコア業務に充てる時間を確保でき、より生産性の高い働き方ができるとも言えます。

 

アウトソーシングできる具体的な業務をご紹介

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アウトソーシングを使うと業務の効率化や、本来すべきことに専念できるようになるイメージは持っていただけたかと思います。

それでは、実際にアウトソーシングできる事例をご説明いたします。

①資料作成・事務作業

作業量の多い資料作成、事務作業もアウトソーシングできる業務のひとつです。事務作業といってもデータ入力といった簡単な作業だけでなく、荷物の仕分けや、伝票内容の確認、在庫管理なども含まれます。

人手と時間がかかる丁寧で積み重ねが必要な作業こそ、アウトソーシング委託すべき業務といえるでしょう。

単純な資料作成だけでなく、商談やプレゼンで利用するコア業務の凝縮のような資料作成もアウトソーシングすることが可能です。

情報や入れ込んでほしい内容を提供するのが自社の仕事、それを読みやすい伝わりやすい資料にするのがプロフェッショナルであるアウトソーシング企業の仕事です。

②発送代行

顧客からの資料請求対応や、イベントやセミナーのお知らせなど、手間のかかる封入や発送業務もアウトソーシングできます。

封筒の折り加工やスタンプ押しなど、封入前の作業までも対応してくれるサービスもあるので、自社の現状の作業を一括で外注できるようなアウトソーシングサービスを探してみてください。

また、商品の発送代行だけではなく、ウェビナーで使用するパソコン機器やマイク、プロジェクターなどの機材準備や使用後の管理整理業務にも対応しています。発送代行と言えば、顧客へなにかを送付するといったイメージが強いですが、社内間の発送業務も委託できると想定してアウトソーシングを考えるとよいでしょう。

③備品管理

備品管理は、研修会や業務で使用する備品・機材などを社内で保管・管理をするケースも多い業務です。

属人化しミスがあると、コスト増やデータの紛失という損失にもつながるため、社内で脈々と受け継ぐよりも、プロフェッショナルに委託する方が効率的な場合が多いと言えます。

備品管理はただ保管するだけでなく、在庫管理、発送業務、使用後の返却管理も一括で担ってくれるのが安心して任せられるポイントです。

テレワークが進み、オフィスを縮小されていませんか。オフィス縮小に伴い備品を使う回数が減ったが、備品管理は最低限必要という状況には、特にアウトソーシング活用をお勧めします。

また、多数の細かい商材を扱っており、備品の種類が多く管理が煩雑だという企業もアウトソーシングは効率化できる最短ルートではないでしょうか。

 

まとめ

やらなければならない雑務が多く、わかってはいるけれど、本来すべきことに時間と労力を充てられていない……。
そんな悩みは中小企業でよくあることです。テレワークが進んだからこそ見えてきた非効率な作業もあるのではないでしょうか。

アウトソーシング、外注、社外委託など言葉は様々ありますが、社内でうまく回らない、もしくはだれか別の人がやってくれたらなと、一度は考えてみたことがあったのではないでしょうか。委託できる業務は想像以上に幅広くなっています。

プロフェッショナルとして受託している企業の専門性に頼るのは、自社強化に集中するひとつの方法です。実際に、効率化したい業務を具体的に考え、委託できるかどうか確認するところからスタートしてみるのが自社強化の第一歩になるでしょう。

 

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BST編集部
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