伝わる資料を作成する方法とは?作成効率を高める方法も解説

伝わる資料を作成する方法とは?作成効率を高める方法も解説

 

プレゼンや会議など、さまざまなビジネスシーンで求められる資料作成のスキル。
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、オンラインのセミナー・研修が増えていることから、その重要性が高まっています。オンラインは、対面に比べて相手との情報認識のズレが生じやすく、より簡潔でわかりやすい資料の作成が求められるからです。

とはいえ、「相手に伝わる良い資料」を作ることは簡単なことではありません。そこで本記事では伝わる資料の作り方のほか、資料作成を効率化する方法について解説していきます。

 

コロナ禍で高まる資料作成の重要性

社会情勢の変化によって、ビジネスシーンにおいてオンラインでの打ち合わせやセミナーへの参加が増えています。それに伴い、質の高い資料の重要性が高まっています。
 

リモートワークの普及でオンラインセミナー・研修が増加

日本インターネットエクスチェンジが公開しているデータによると、新型コロナウイルスの感染が広がり始めた2020年の3月ごろから、首都圏のトラフィックが急激に増加しています。また大阪でも前年に比べてトラフィックの増加が見られます。

この原因のひとつがリモートワークの拡大です。在宅業務で、オンラインでの会議やセミナー・研修に参加するビジネスパーソンが増えたことから、トラフィックの量が急激に増えたと考えられます。
 

オンラインセミナーで資料作成が重要な理由

オンラインセミナーは、主催者側と参加者側の双方がWeb会議ツールを使ってやりとりします。会場開催型セミナーは、さまざまな物理的制約がありますが、オンラインセミナーは場所を取らず、開催コストも抑えられます。

オンラインセミナーは、資料作成の面でも会場開催型と大きく異なります。セミナー開催前に事前にPDFで資料を配布する場合は別ですが、基本的には資料を配布しません。セミナー当日に画面共有機能を活用するのが一般的です。そのため、内容をより伝わりやすくする必要があり、主催者側は今まで以上に資料の精度を高め、最適化することが肝要となります。
 

営業や会議、研修などそれぞれの業務における資料作成の位置付け

ビジネスシーンでの「資料」は、セミナーに限らずさまざまな場面で使われます。顧客への提案営業や社内外の会議、新入社員研修など、ビジネスを円滑に進め、効果を最大限に発揮するための最重要ツールとも言える役割を担っています。

例えば、営業資料はサービスや商品の魅力を伝えるのが目的です。実際は初めの商談で即契約になるケースは少ないため、担当者があとで見返したり、決裁者に相談したりする際に説得力を発揮するよう、内容はもちろんのことデザインにも気を配る必要があります。

会議資料は、論点を明確にすることや口頭の説明のみではわかりにくい部分の理解を補完する機能があり、より高度な内容を相手に伝える役割も担います。

研修資料は、参加者の理解度を引き上げ、研修やセミナーの成功を促すことが主要な役割です。研修は参加者が知識を習得し日々の業務の質を高めることが最終的なゴールであるため、文章の簡潔さがほかの資料以上に必要になります。
 

「良い資料」の定義とは?

良い資料とは、「見やすい」「わかりやすい」「伝わりやすい」という3つの要素を備えたものです。資料が視覚的にわかりやすいほど、本来の趣旨である「伝える」という目的が達成しやすくなります。

ただ、デザインが良く情報がすべて網羅されていれば「良い資料」というわけではありません。データをうまく活用したり、構成や文章が整理されたりしていなければ、読み手から見て「何が言いたいのかわからない」という結果を招いてしまいます。

つまり、内容がシンプルにまとまっており、必要な情報が集約された資料こそが「良い資料」と言えるでしょう。

 

「良い資料」を作成する方法

では、具体的にどのようにして「良い資料」を作成すればいいのかを掘り下げて見ていきましょう。
 

資料作成前に目的、テーマ、情報を整理する

良い資料を作る前提条件として、まず目的やテーマ、情報を整理する必要があります。
顧客企業やセミナー参加者がどんな属性の人で何を求めているのか。どんな雰囲気がふさわしいか。入念なリサーチによって、相手側のニーズをくみ取ります。
相手への理解を深める過程で、資料の位置付けや目的が明確になります。目的を定義するとき、顧客企業や参加者など聞き手が求める課題や希望を明確にしましょう

次にテーマの設定に移ります。
テーマとは、営業であれば「自社商品のメリット」「費用削減効果」など、セミナーであれば「管理者のマネジメント力向上」「コミュニケーションスキル向上」などです。テーマは事前のヒアリングで得た聞き手の課題や希望をもとに設定します。聞き手が欲する情報とテーマを連動させれば、少なくとも「的外れ」と評価される結果にはならないでしょう。

資料のテーマを設けたら、必要な情報を収集して整理します。
資料に記載する情報の下地を整える段階です。説得力を持たせるために、「なぜ◯◯が重要なのか」「なぜ◯◯を実施しなければならないのか」といった問いに対して根拠となる情報を用意しロジックを固めましょう
 

わかりやすい資料作成のコツ

資料の目的、テーマを相手に伝えやすくするには「構成」が重要です。

構成の基本は、「序論」(テーマの前置き)→「本論」(言いたいことを伝えるための根拠)→「結論」(言いたいこと)の3つ。「なぜそれが必要か」を念頭に置き、それぞれを組み立てていきましょう。
構成完成後に文章にする段階では、ひとつの文章にひとつの意味を加える「一文一義」を徹底する、明確に伝わる内容を優先することが重要です。

また、研修やセミナーでパワーポイントを使ってプレゼンする場合は、「1スライドに1メッセージ」を徹底することが大切です。これを徹底して取り組むことで、1スライドに集約される情報量に無駄がなくなり、文字や図を大きく見やすく作成できるほか、情報をダイレクトに相手に伝えられます。
 

見やすい資料作成のコツ

見やすい資料を作るためには、読み手のことを考え、ビジュアル的な精度を追求する必要があります。

まず、文字のフォントはシンプルなものを選びましょう。例えば、本文には読みやすい明朝体、タイトルには強く訴えるゴシック体を使用するなど、オーソドックスなフォントがベターです。使うフォントも3種類以内に抑え、読み手のストレス軽減を図ることも考えましょう。
フォントの種類に加え、色も3色以内にしてスタイリッシュに仕上げ、行間を広めに取ることも心がけましょう。文章は70~80文字程度を意識して改行を入れることで見やすくなります。

そのほかの細かいテクニックとしては、

  • タイトルを本文中のキーワードから付ける
  • 文章に「です・ます調」を使う
  • 重要な部分を箇条書きにする
  • できるだけ図解にする

などがあります。
 

資料作成の失敗例

資料作成の失敗例は、良い資料の逆を意味していると言えるでしょう。
ありがちなのは、資料にエクセルで即席的に作ったグラフをそのまま入れ込む例です。読み手にポイントが正確に伝わるように、具体的な数値や説明を追加することが重要です。

また、エクセルで表を作るときに、フォントや幅、色に留意しないのもありがちな失敗です。表は、パッと見て理解できることが大切です。フォントにメイリオを使ったり罫線を使い分けたりして、可読性を高めましょう。

ワードにおいても文章をデフォルトのままにするのではなく、フォントの大きさを11~12ptに統一したり、文字と文字の間に余白を設けるなどして、文章を整えましょう。

 

資料作成を効率化するためには

良い資料を作成するノウハウを説明しましたが、一つひとつを完璧に遂行していくのは時間がかかります。ある程度、資料作成を効率化する仕組みの構築が大切です。
 

資料のフォーマット化

社内用の会議資料、研修用の資料は、毎回似たような資料を作る傾向があります。その場合、資料作成の流れを最初からフォーマット化する手法を取ると、効率化が進みます。

資料の目的に応じ、決まったフォーマットを使い回すことで、アウトラインを逐一考えたり作ったりする手間と時間を省けます。さらに、フォーマット化することで資料に統一感が生まれミスも減ります。日報や報告書といった日常的に作る資料に限らず、プレゼンや企画書などの資料もフォーマット化すると、作業効率が格段に向上します。
 

資料作成の業務自体を外注する

資料作成のノウハウが社内に蓄積されていても、繁忙期や人事異動、担当者の退職などさまざまな理由で社内リソースが減り、資料作成業務の効率化ができない場合があります。

そんなときは、プロに資料作成を代行してもらうのが最適です。資料作成を外注すれば、作成する際に気がつかなかった改善ポイントや、提出する相手やプレゼンする相手に応じた言い回しを踏まえた資料が労せず作成可能です。

また、外注先は資料作成のスキルのみならず、商談やプレゼンに響く資料を作る技術も持ち合わせています。良い資料を作り、大きな利益を生み出したい場合にもプロに業務を委託するとよいでしょう。

 

資料作成を外注するメリット

ここでは資料作成を外注した場合のメリットを紹介します。
 

メリット1:コア業務に時間を割ける

資料作成の担当者は、資料を作る以外にもさまざまな業務に忙殺されている場合がほとんどです。

資料作りも大事な仕事ですが、資料作成は時間がかかり煩雑な業務であるのも事実。そこで、資料作成の外注化を自社のスキームに取り入れると、社員が営業や企画、イベント集客などのコア業務に集中でき、結果として企業業績の向上につながります。
 

メリット2:人件費が削減できる

資料を作成する頻度が多い職種では、マンパワーが足りない場合に新規に人材を採用するケースもあります。

非正規社員の補充は安定的に人的リソースを確保できる半面、業務の量に関係なく毎月人件費がかかり、コスト増になってしまいがちです。資料作成の代行会社を利用すれば、必要なときだけ資料作成の依頼ができるため人材を採用するよりも人件費を抑制できます。
 

メリット3:資料の品質が上がる

さまざまな資料作成を受注してきたプロの代行会社は、あらゆるニーズに対応できるノウハウを豊富に持っています。長年培ったノウハウを駆使し、構成や配色、デザイン、文字の大きさ、図表の使い方など、すべてにおいて品質の高い資料を仕上げ、読み手の関心を引きつけてくれます。
大事な取引先へのプレゼン、参加者数が多いセミナーで自信のない資料を提供し、利益減という事態を招くよりは、作成ノウハウを持ち合わせたプロに任せた方が効率化の面でもたらすメリットが大きいと言えるでしょう。

さらに、良い資料を作成するプロにノウハウを学ぶことでスキルアップも図れます。状況に合わせて外注し、自社の業務効率や業績を向上させていきましょう。

 

まとめ

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、ビジネスのオンライン化が進む昨今、「資料」が業務推進の要になっているのは間違いありません。ただ、人手不足を理由に資料作成に注力できない企業は多いでしょう。

資料のフォーマット化、資料作成の負担軽減策を講じることは重要ですが、資料作成を外注することで社員がコア業務に集中できたり、資料の品質が向上したりと多くのメリットを享受できます。
また、資料作成に限らずアウトソーシングは社員の残業減やワーク・ライフ・バランスの向上にも直結し、働き方改革の推進にも寄与します。予算や社内の体制を省みながら、資料作成の外注化を活用してみてはいかがでしょうか。

 

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参考:

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著者プロフィール

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BST編集部
PRINTBOYの新規事業を企画・運営する部門がお届けする、業務改善お役立ち情報サイト”BST”の編集チームです。20代~50代までの幅広い年齢層、好奇心旺盛な2名の新入社員女子、その道30年のベテランクリエイター、干支一周分グリーティングの商品企画に携わっていたマネージャーまで、多種多様なメンバー+その時々のゲストメンバーで、皆様の日々の業務における”困った””わずらわしい””こうだったらいいのに”を解決する情報をお届けします!