「資料を作っておいて！」と会社では簡単に言われますが、資料作成のための勉強をしたことがある人は少ないかと思います。
ひと言に資料作成といっても、伝えたいことの整理、伝える順番を決める構成、文字とビジュアルのバランス、色味やグラフなどのデザイン……。
資料作成は、ただ伝えたいことを書いていくだけでなく、相手に伝えるために工夫するポイントをおさえておかなければなりません。
そこで今回は、パワーポイントの資料作成において、「伝わる資料」にするためのポイントをご紹介したいと思います。
資料作成前におさえておきたい資料作りのポイント
資料作りのコツとして、見た目を整えたり、説得力のある文章を書いたりするだけではありません。
目的は伝えることであるため、いかに伝わるプレゼンができるかというポイントをおさえた資料作りが必要です。
■資料作成の前にプレゼンの目的を考える
いまから作ろうとしている資料作成の目的はなんでしょうか。
その資料を見たり、プレゼンで使用したりし、聞き手は納得して物事を進めてくれるでしょうか。
自分の伝えたいことを伝えるのが目的ではありますが、プレゼンもコミュニケーションのひとつです。相手が自分にとってメリットがあると思ってもらえないと、認めてもらえないでしょう。
自分が伝える、自分の言いたいことが伝わるようにと意識して作りがちですが、プレゼンは相手が良いと思って受け入れてくれることが目的だとしっかり意識しましょう。
■作成した資料はどう使われるべきかを考える
よく見かけるのが、会社の定例会議などで資料に書いていることをそのままつらつらと読み上げているシーン。それではプレゼンの時間をもつ必要がなく、資料配布だけで済むことです。
作成した資料はどう使われるべきかを考えたとき、プレゼンの主役はあくまで内容であり、資料はその内容を伝えるための補足的な役割です。
読み上げだけの資料では、話を聞いてくれる人の時間を無駄にとってしまうだけでなく、説得力はなく朗読会のようになってしまいます。
作成した資料は、伝えたい内容をわかりやすく伝えるための補足アイテムと意識して作りましょう。そのため、資料では口頭では言い表せないグラフや図を用います。
繰り返し伝えたいことは何度もキーワードとして書いたり、見た目で感じ取ってほしいものはイメージを入れたり…。
資料は口頭での説明と役割をわけて考えましょう。
いよいよ資料作成！作成手順とポイント
では、具体的に資料作成のポイントをみていきましょう。
■最初に全体の構成を考える
資料を作成しようと思いついた途端、いきなりスライドを作りはじめる人がいますが、なにも構成を考えずに作り始めるのはゴール設定をしていない迷路のようにぼんやりとしたものになってしまいます。
まず、伝えたいことがなになのか、ゴールはどうなればよいのかを確認し、そのスタートとゴールを結ぶ道順を考えましょう。
その道順は構成と呼び、資料の流れや、強調するポイントなどを整理することを指します。
構成を考えるにあたっては、ゴール設定、スタートの問題定義、情報整理、強調したいポイントなどを考えるとよいでしょう。
■相手によって資料作りも変化させる
プレゼンをする相手はどんな人でしょうか。
上司に承認をもらいたいのか、顧客向けに新規案件を紹介したいのか、社内のフランクな集まりでレクリエーションを提案したいのか、シーンや目的によってプレゼンとその資料作りのニュアンスが変わってきます。
たとえば、「パワーポイントの使い方」というテーマで話そうとした場合、相手が大学生なのか、小学生なのかで伝え方や説明の内容が異なるはずです。
資料作成では、相手がどんな人なのか、どうしたら伝わるのかを考えましょう。
■伝えたいメッセージと伝わるフォント
資料作りの基本的なポイントとして、1枚のスライドに付き、伝えたいことは1つに絞るという鉄則ルールがあります。いわゆる「ワンスライド、ワンメッセージ」というものです。
スライドは文字を並べてたくさん書くものではなく、あくまでも内容を伝えるためのアイテムのため、端的な言葉でメッセージを伝えられるように考えてみましょう。
また、伝わりやすい資料は、フォントやカラーが整っています。
ひとことにフォントといっても奥が深いものですが、見た目でオシャレ感やかわいらしさを求めていない資料では、なじみのあるフォントを使用しましょう。
資料全体を通して同じフォントにそろえることが、読みやすく情報をすんなり受け入れられます。
気を付けるポイントは、作業環境以外の別のパソコンで資料を開く場合、そのパソコンにインストールされていないフォントは正しく表示されないということです。
特殊なフォントを使う場合は注意しましょう。
■見た目で重要なのはカラーリング
カラーについて深く知っているデザイナーでも、カラーを決める際は慎重に何度も考えて決めるものです。
専門知識をもっていない場合、「力強く伝えたいことは赤、マイナスなイメージは青、どちらでもないものは緑、ここは注目してほしいから黄色を使おう」とその場面の気持ちでいろんな色を使ってしまうことがよくあります。
しかし、伝わりやすい資料のポイントは、使う色を極力少なくすることです。
カラーはスライド全体の印象を決めるものであり、テキストやイラスト、グラフなど様々なシーンで使われます。そこでバラバラの色を使ってしまうと見た目に統一感がなく、見ている人は情報がすっと入ってきません。
資料作成のはじめにテーマカラーを決め、この2色しか使わないと設定してもいいでしょう。
■パワーポイントの特徴！アニメーションでさらに注目度アップ
図やイラストには、ここまでご説明してきたような、デザインのルールが使えます。デザインというと難しそうですが、例えばロードマップ（工程表）は横軸、時系列は縦軸、ファネル（逆三角形の図形）は規模感や深さを伝えるなど、資料作成と見た目のデザインは切っても切れないものです。
デザインを深く勉強していないけれども、
注目される資料にしたいという場合、パワーポイントの代表的な機能である、アニメーションを使うといいでしょう。
アニメーションとは、文字や図に動きを持たせることができる機能です。アニメーションを使いこなすと、作成できるパワーポイント資料のデザインの幅が広がります。
ここで注意したいのがむやみやたらにアニメーションを入れないこと。カラーリングがバラバラなのと同じように、見る人が情報整理しきれなくなるためです。なぜここでアニメーションを使うのかを考えて適切な箇所に入れ込んでいきましょう。
パワーポイント作成を時短で仕上げたい場合
ここまでパワーポイントの資料作成のポイントをご説明してきましたが、予定の期日までにこのような内容をすべて盛り込んで資料作成ができそうでしょうか。
資料作成は実はかなり奥が深く、調べながら片手間で作れるといったものではないのです。
そこで、資料を作る時間が十分にない、時短で済ませたいという人に向けてご紹介したいものがあります。
■資料作成代行サービスをご存知ですか？
代行サービスとは、「業務委託」、「外注」、「BPO」などとも呼ばれており、仕事の一部を外部の専門会社に委託することです。
資料作成にも代行サービスがあることをご存知ですか？
資料を作るために必要な情報をまとめること自体が、資料作成になるのではないかと思われる方も多いのですが、自分で作るものと代行サービスで作るものでは質が格段に違います。専門的に代行業務を請け負っている企業は、資料作成のプロフェッショナルがいるため、資料作成をプロに委託することで、資料そのもののクオリティーが上がるのです。
デザインやプレゼンなど、伝える技術の基礎を学んでいない人が時間をかけて取り組むよりも、プロフェッショナルに任せる方が時短で、より質の高い資料が作れると思いませんか。
■資料作成代行でやってくれる具体的なこと
ほんの一例ですが、具体的に委託できる業務内容をご紹介いたします。
提案書などの資料作成代行では、発注主からもらった手書きラフをもとに、パワーポイントの図やアニメーションを作ってくれます。
また、箇条書きで書かれた情報を整理し、構成を組んでくれるといった業務まで請け負ってもらえるのです。
デザインを学んでいない素人のイラストでも、プロフェッショナルが目的や意図をヒアリングしてくれるので、本来あなたが伝えたいと思っていたことが自分の想像以上に形になって返ってくることもあるでしょう。
まとめ
資料作成といっても、目的や受け手がどんな人かによって見た目を変えたり、デザインのルールを応用して伝わりやすい見た目にしたりと、かなりの時間とコツが必要です。
パワーポイントの資料作成のコツを一つずつ学んで時間をかけるより、代行サービスの方が時短でクオリティーの高い資料が出来上がります。選択肢のひとつとして考えてみてはいかがでしょうか。
また、毎月同じような資料を作成する際にでも、代行サービスが便利です。いままで慣習として行ってきた業務をこの機会に見直してみてはいかがでしょうか。
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著者プロフィール
- BST編集部
- PRINTBOYの新規事業を企画・運営する部門がお届けする、業務改善お役立ち情報サイト”BST”の編集チームです。多種多様なメンバー＋その時々のゲストメンバーで、皆様の日々の業務における”困った””わずらわしい””こうだったらいいのに”を解決する情報をお届けします！
