資料作成代行で業務改善!メリット・デメリットについてご紹介!

資料作成代行で業務改善!メリット・デメリットについてご紹介!

  

日々たくさんの業務に従事する中で、資料作成に追われている方は多いのではないでしょうか。
営業資料の作成・プレゼンテーションのスライドの作成など、日々の業務の中でクライアントが見やすい資料を作成するのはとても大切なことです。

しかし、近年では、このような大切な資料作成を「アウトソーシング」する企業が増えていることをご存知でしょうか。
働き方改革やコロナウイルス感染症拡大によるテレワーク推進の動きも相まって、より質が高く、業務効率化を図り、生産性を高める目的でアウトソースする企業が増えています。

そこで本記事では、資料作成代行による働き方改革の一環として、アウトソーシングできる資料作成の特徴や、メリット・デメリットについて解説します。

資料作成に関する業務を効率化したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

▶関連記事:業務効率化の切り札!BPOサービスとは

 

資料作成をアウトソーシングする目的

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まずは、資料作成をアウトソーシングする目的について解説をします。
  

クライアントとの商談に使用する大切な資料である場合、できるだけ自社で作成することが望ましいと考えている方は多いのではないでしょうか。

しかし、高いクオリティの資料を作成しようと考えたとき、社員のリソースが割かれてしまうことは事実であり、同時にコアな業務が回らなくなってしまう可能性が考えられます。

サラリーマンの1ヶ月の労働時間の内、26.9%は「資料作成に費やしている」とのデータが出ているとおり、資料作成に時間を割きすぎるあまり、残業時間が膨大になってしまい、結果利益が残らなくなってしまっていることも事実でしょう。

つまり、資料作成をアウトソーシングする目的は、これらの問題を解消するためになります。

アウトソーシングすることによって多少の費用はかかってしまうものの、本来社員に注力してほしいコアな業務にリソースを割いてもらうことが可能です。
資料作成にばかり重要かつ貴重な時間を割き続けるわけにはいかないため、多くの企業が資料作成をアウトソーシングする流れが加速しています。
  

■資料作成は「クライアントの課題解決」が最重要

資料作成を行うにあたって、「自社のリソースを削減する」という自社目線での目的が重要視されがちですが、最重要は「クライアントの課題解決」に繋げることです。
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、Zoomやメールを使ったインサイドセールスの機会が非常に増えてきました。

過去には最善の営業方法だとされていた「対面営業」も、コロナ時代にはニーズが減少しています。
ニューノーマルである「集客方法のオンライン化」も進み、顧客自身でも気付いていない潜在的な悩みを解決できるためのスキルも求められています。

そのためには、事業を改善するための答えとしての製品やサービスを、適切に伝えるための「見やすくわかりやすい資料作り」が重要なのです。

自社の製品をより良く伝えようとする意識はどのような企業にもあるものの、その魅力を資料に落とし込めるかどうかは別の話になります。

たとえば、Web会議で資料を提示する場合、画面越しでも見やすいようなフォントサイズが重要ではありますが、これらを意識して自社で資料を作成しようと考えても、慣れていない分多くの時間を費やしてしまうことでしょう。

このように、顧客の課題を解決することを大前提として考えたとき、資料作成のプロである代行会社に依頼することが時には最善策ともいえるのではないでしょうか。

 

アウトソーシングできる資料作成の種類

ここからは、実際にアウトソーシングできる資料作成の資料について見ていきましょう。
  

■4つの資料作成がアウトソーシングできる

アウトソーシングができる代表的な資料は、下記の4種類になります。

・プレゼン資料
・提案企画書
・マニュアル
・販売促進・営業資料

営業系の会社であれば、販売促進や営業資料の代行を依頼することができますし、重要な会議に使用するプレゼン資料の作成の代行も依頼できるでしょう。

なお、上記4種類の資料作成の他にも、パワーポイント・エクセル・ワードなど、様々な形式の資料作成を依頼することも可能です。
従って、作成代行会社へアウトソーシングする場合は、どのような目的の資料を、どのような形式で依頼するのかを事前に社内で擦り合わせておくことが重要です。

▶関連記事
 ➀伝わる資料を作成する方法とは?作成効率を高める方法も解説
 
伝わる資料の書き方とは?「パワーポイント」「エクセル」での資料作成のコツを解説

 

資料作成をアウトソーシングするメリット

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ここからは、資料作成をアウトソーシングする3つのメリットについて見ていきましょう。

・業務効率化に繋がる
・質の高い資料が上がってくる
・実はコストが最小限に抑えられる

 それぞれのメリットを順番にご説明します。
  

■業務効率化に繋がる

1つ目のメリットは、業務効率化に繋がることです。

社員の中には、資料作成が得意な人材・苦手な人材・営業が得意な人材・苦手な人材など、得意不得意が異なるメンバーが在籍しているのは当然のことでしょう。
資料作成を行うとなった場合に、資料作成が得意な人材が常に作成できれば良いのですが、なかなかうまくオペレーションを回せない瞬間もあるのではないでしょうか。

それぞれの社員によって作成する時間が異なるため、結果社内全体の業務効率が落ちてしまうケースは多々あります。
しかし、アウトソーシングすることによってこれらの非効率なオペレーションを回避することができると同時に、社員がそれぞれの得意業務により注力することが可能になります。

アウトソーシングによって「自分にしかできない業務」をそれぞれの社員に任せることが可能になるため、会社全体の売上を伸ばすことにも繋げられます

▶関連記事:業務効率化とは何か?SDGsや働き方改革との関係性についても解説!
  

■質の高い資料が上がってくる

2つ目のメリットは、質の高い資料が上がってくることです。

資料作成の代行を請け負っている会社は、言うまでもなく「資料作成のプロ」になります。
自社で膨大な時間をかけて作成する資料よりも、短時間で高品質な資料を作成してくれることでしょう。

デザインの細かなバランス・相手に伝わりやすい表現で資料を作成してくれるため、クライアントの反応率にも変化が起こるはずです。
  

■実はコストが最小限に抑えられる

3つ目のメリットは、実はコストが最小限に抑えられることです。

資料作成を代行しようと考えたとき、どうしても多額の費用が発生してしまうのではないかと、不安に感じている方は多いのではないでしょうか。

特に、売上が思うように伸びないと感じている企業等であれば、費用を少しでも抑えるためにも、自社内で資料作成を完結させたいと考えている方も多いかと思います。

しかし、多くの代行会社では「複数のプラン」が用意されているため、その中から自社に最適かつ安価なプランを選択することが可能です。
また、自社の社員もよりコアな業務に専念できるため、時間がかかってしまう作業はアウトソーシングをしつつ、コアな業務からの売上を最大化させられます。

 

資料作成をアウトソーシングするデメリット

資料作成のアウトソーシングには複数のメリットがありますが、下記2つのデメリットがあることも理解しておきましょう。

・社内にナレッジがたまりにくい
・多少なりとも費用がかかる

それぞれのデメリットを順番に解説します。
  

■社内にナレッジがたまりにくい

1つ目のデメリットは、社内にナレッジがたまりにくいことです。
一言で資料作成と言っても、その中には様々なスキルが身につくヒントが隠されています。

たとえば、資料のデザインスキルです。
相手に最も伝わりやすい配色はなにか・細かな部分で相手の意識を引くことはできないのかなど、資料作成外でも役立つ知識を身につけられます。

また、相手によりわかりやすい構成を考える「論理的思考力」も伸ばすことができます。
多くの時間がかかってしまい、コアな業務の阻害要因となる資料作成ではあるものの、中長期的に見て社員の役に立つスキルであることは理解しておくべきでしょう。
  

■多少なりとも費用がかかる

2つ目のデメリットは、多少なりとも費用がかかることです。

やはり、作成をアウトソーシングするため、最低限の費用は必要になります。
従って、このあたりの費用に関しては、社員に本当に注力してほしいコアな業務はなにか・いくらまでの経費に抑えたいのか・業務効率化を図る目的はなにかを確認し、それぞれを鑑みることが重要です。

 

まとめ

働き方改革の一環である資料作成のアウトソーシングについて、メリットやデメリットを解説してきました。
資料作成代行は、手間をとられることなく効率的であり、社員の働き方改革に繋げられます。

また、コロナ時代においてインサイドセールスが主流になっている今、資料は顧客との重要なコミュニケーションツールとしての役割を果たします。

弊社では、顧客の課題を解決できるための資料を、見やすく、わかりやすく、「伝わる提案書」として作成代行いたします。
資料のブラッシュアップを誠心誠意お手伝いいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

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著者プロフィール

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BST編集部
PRINTBOYの新規事業を企画・運営する部門がお届けする、業務改善お役立ち情報サイト”BST”の編集チームです。多種多様なメンバー+その時々のゲストメンバーで、皆様の日々の業務における”困った””わずらわしい””こうだったらいいのに”を解決する情報をお届けします!