動画活用!その②「編集が決め手!飽きさせない”マニュアル動画“とは」

動画活用!その②「編集が決め手!飽きさせない”マニュアル動画“とは」


▶この記事はこんな方によく読まれています

 ● セミナー、研修企業の運営担当の方
  企業・店舗の教育担当の方
  社内のノウハウ・知識の定着に悩まれている方


2月も後半になり、多くの企業、組織で「新人教育」「スタッフ教育」について検討される時期になって参りました。

教育・研修事業を行うお客様の多いプリントボーイも、例年この新人研修の時期になりますと様々なご相談をいただく機会が増えてくるのですが、今年は様子が異なっているようです。

当社で言えば、今までは対面・集合研修、対面授業にあたり、資料教材のデータ作成、印刷、ファイリングなどのセット、機材の準備、研修会場への発送や、窓口業務、データや備品の管理といったご相談が「これまでの主流」でした。

最近では、「オンライン」「デジタルコンテンツ」を、集合研修や、現場での実務OJT教育とうまく組み合わせて実現するのか、そのコンテンツづくりや運営サポートのご相談をいただく機会が飛躍的に増えました。

オンライン配信運営サポートの事例については別の記事に譲り、「動画活用例シリーズ」第2弾では、当社にいただくオンライン教育サポート事例のご相談の中で最もお問い合わせの多い、「業務マニュアル動画」について解説をさせていただきます。
 

▼動画活用シリーズ その他の記事はこちら
動画活用!その①「デジタルサイネージ」

 

動画を使った学習コンテンツとは?

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の流行やテレワークが急速に進んだことにより、対面での教育に加え、オンラインを活用した学習への関心が高まっています。
労働人口の減少が続く現代では、「人手不足の解決」が常に求められていますが、動画学習は一つの解決策です。

教育研修について、以下のようなお悩みを持たれている企業、組織も少なくないのではないでしょうか。

 ◆ 社員教育の時間・コストがかかりすぎている
 ◆ 現場で教育を任せた場合、講師側の質に左右される
 ◆ 外国人スタッフへの教育が難しい
 ◆ リモートでの教育や遠隔地への教育がスムーズにいかない
 ◆ 書類のマニュアルはあるが膨大で、日常業務での振り返りに生かされず、改訂の手間もかかる
 ◆ ベテラン社員のノウハウが継承されない

これらのお悩みを解決するべく、注目されているのが「動画マニュアル」です。

「動画マニュアル」とは、業務内容や製品やツールの使い方、注意事項などを動画にてわかりやすく伝えるマニュアルのことです。

視覚、聴覚の両方で理解でき、また時間の流れで理解ができるため、紙やPDFのマニュアルと比べて分かりやすく、閲覧者の理解度を向上します。

一度制作した動画は機器さえあればいつでも、どこでも、繰り返し閲覧することができ、学習効率のアップに繋がるととともに、講師側の教育業務に充てる時間を軽減し、コア業務に取り組む時間を確保することができます。

テロップやナレーションを活用し、各言語に対応した動画マニュアルを作成すれば、日本語でのコミュニケーションが困難な外国人従業員の方にとっても正しい業務理解に繋がります。動画マニュアルには、先ほど挙げた課題のほとんどを解決することが出来ます。

 

動画でマニュアル化できるものとは?

ここでは、主な動画マニュアルについて解説いたします。
 

● 業務プロセスマニュアル動画

業務のプロセスを動画化することで、全体像を把握するのに役立ち、認識違いを防いで正確に作業手順をインプットするための動画マニュアルです。

紙面のマニュアルだけでは伝わりづらいニュアンスも、動画で見ることにより視覚的に理解ができ、また適宜テロップなどの編集を取り入れることで重要な場面が印象に残りやすくなります
特に、「ヒヤリハット」事例を現場で体験させることはできませんが、動画を通じて印象に残るように伝えることで、事故発生を防ぐことに繋がります。

現場で一人一人にOJTで伝えていた内容も、動画マニュアルでいつでも学習できるようにしておけば、教える側の人の時間削減に繋がり、教えるスキルに左右されることが無くなります
人の入れ替わりが激しい店舗業務や、遠隔地に事業所・工場がある業種の方に特におすすめです。

▶関連記事:テレワーク時代のエンゲージメントの高め方

 

● 研修マニュアル動画

主に、研修会で使われるマニュアルです。新人研修などで教育するマナー、新人や中途採用の方向けの社内ルール、業務で利用するツールやシステムの利用方法、店舗の運営方法など、会社、組織のルールを覚えるのに効果的です。

これまでは人を一箇所に集めて、講師が一日がかりで教えていた内容を動画で視聴できるようにすることで、研修にかかる時間や交通費を押さえることが出来ます

また、事前に動画を見たうえで研修会を行うというパターンをとると、集合する研修会では質疑やディスカッションに時間を割くことが出来るなど、学習の質向上をはかることも出来ます。

繰り返し何度も見られる動画は、利用されればされるほど、コスト削減に繋がります。

▼自社作成 研修動画

 

● 営業ノウハウ共有のためのマニュアル動画

特に営業の業務プロセス全体や、コツ、事例などを動画マニュアルにしたものを指します。

新人の方に営業ノウハウ、セールストークをレクチャーするために、今まではロールプレイングや、同行での教育などが中心であったかと思います。

営業部門では、教え手側も営業力の高い社員の方が自身の営業活動と並行しながら教育、フォローを行わなくてはならず、OJT指導では教育時間が十分に取れないということも多いのではと思います。

情報提供の仕方、ヒアリングの仕方、成約までのプロセスを動画で学習することで、実際に経験をしていなくても営業プロセスが理解できるようになり、
営業としてひとり立ちするための時間を早めることができます

動画を見て、わからないことを確認する、という形をとることで教える側の業務の効率化にもつながります。また、高い営業能力をもつ社員のノウハウを別拠点の社員も共有できるなど、営業組織全体のレベルアップにもつながります。

 

● 製品・操作方法の説明マニュアル動画(チュートリアル動画)

製品の取り扱い説明書や、システムの操作説明などをマニュアル動画化したものです。

社員の業務効率化だけでなく、YouTubeなどにアップしてWeb上に公開することで、お客さまからの問い合わせ対応を減らす効果があります
紙の説明書ではわかりにくい作業手順も、動きのある映像やテロップでの注意喚起により理解しやすくなります。

製品やサービスの利用方法、ECサイトの使い方、申請方法などについて問い合わせが多い窓口をお持ちの企業様にとっては、お客様への説明対応に割く時間を減らし、別の業務に充てられるメリットがあります。

▼PRINTBOY 年賀状印刷サイト 操作方法

 

動画マニュアルは編集が決め手!

このように様々な業務効率化、理解度を促進させるマニュアル動画ですが、作成にもいろいろな方法があります。

社内でもできる手軽な方法は、
 ◆ スマートフォンなどで撮影した動画を共有する
 ◆ 操作画面の動画キャプチャーをとる
 ◆ Zoomなどで資料投影をしながら動画収録をする
などがあります。

こうした方法は製作が簡単というメリットがある反面、いくつかのデメリットも存在します。
 

● 編集なしの簡易動画のデメリット

 ✖ メリハリをつけることが難しく、重要な部分が伝わらないことがある
 ✖ 動画が長くなった場合、重要なところを探すことが手間になり、活用されにくくなる
 ✖ 動画視聴に日ごろから慣れている世代にとって、単調な動画は飽きられやすい
 ✖ 変更が生じた場合、作り方によっては全編撮り直しになる

 

● 編集でできること

撮影した動画を編集する最大のメリットは、重要な部分を強調し、不要な部分をカットして見やすくすることです。

マニュアル動画で得られる効果は、わかりやすくする・繰り返し使えるようにすることでしたが、編集を行うことでそれが実現できます。

聞き取りづらいノイズ部分を削除する、改訂が入った内容を差し替えることで、使いやすさが向上します。重要な部分はテロップや図解、アニメーションなどで強調することで、受講者の注意をひくことができます。

動画が長くなってしまった場合、重要な部分、つまずいた部分を繰り返しみることが難しくなります。
そういった場合には、1テーマの動画を5分程度の内容でチャプターごとに区切り、コンテンツ化することがおすすめです。全体の中でわからなくなった部分だけを観られるため、効率的に学習することができます。

この、一回あたり5分程度の動画や、Webコンテンツで細分化して学習していくことは「マイクロ・ラーニング」と呼ばれ、特に忙しいビジネスパーソンには最適な学習方法であると言われています。

ある調査では、ビジネスパーソンの日常では5分おきに何か別のことが発生し、その都度中断を余儀なくされてしまうため、学習のために時間を割くことができるのは1日24分ほどと言われています。
そうした中で学習をするためには5分程度の動画での学習が適しており、その効果を最大化することが「編集」の肝になります。
 

● 対面フォローができない、人材が定着しない。業務を補完する動画マニュアル。

テレワークや時差出勤により対面で業務を教えることが出来ない、様子がわからずフォローが出来ないという声もよく聞かれます。

また、少子高齢化、人口減少により採用も困難になっている中で、業務の平準化やミスコミュニケーションを改善するために、動画をマニュアルとして活用することも方法の一つです。

遠隔地や、勤務時間が合わないといったことで生じていたコミュニケーションの分断を解消し、スタッフ同士のよりよい連携を生むことも期待できます。

 

まとめ

動画のメリット、教育コンテンツとして利用するポイントについて解説をさせていただきました。

業務を正しく理解・共有して従業員の方が働きやすくなるためだけでなく、教育にかかるコストの削減に繋がり、また教える側にとっての業務改善に繋がるのが動画教育コンテンツです。

テレワークや時差出勤により対面で業務を教えることが出来ない、様子がわからずフォローが出来ないことでエンゲージメントの低下が心配されるという声をお聞きしますが、

場所、時間の制約を超え、いつでも繰り返し学ぶことができるマニュアル動画は、そうした不安の解消にもつながります。

マニュアル動画を作るために様々な方法がありますが、視聴する側にとっての理解度や業務能力の向上という成果を高める、汎用性を高めて長期的に使える資産にするためには、動画の作り方、見せ方にも工夫が必要です。

プリントボーイが提供するICHIGO ICHIE DIGITALは、インナーブランディングのための動画撮影・編集、マニュアル動画の制作なども承っております。

お客様に業務のご様子を綿密にヒアリングさせていただき、企画、撮影、編集、フォローアップまでをトータルでご支援することが可能なサービスです。
まずはお気軽にご相談ください。

 

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BST編集部
PRINTBOYの新規事業を企画・運営する部門がお届けする、業務改善お役立ち情報サイト”BST”の編集チームです。20代~50代までの幅広い年齢層、好奇心旺盛な2名の新入社員女子、その道30年のベテランクリエイター、干支一周分グリーティングの商品企画に携わっていたマネージャーまで、多種多様なメンバー+その時々のゲストメンバーで、皆様の日々の業務における”困った””わずらわしい””こうだったらいいのに”を解決する情報をお届けします!