テレワークにより加速化する業務改善!デジタル化がもたらす効果とは?

テレワークにより加速化する業務改善!デジタル化がもたらす効果とは?

 

「働き方改革」や業務効率化は、企業にとって重要なテーマです。
さらに、効率化やコスト削減を目指すためには、業務改善に基づく対策が必要不可欠です。

今回は、業務改善の定義や基礎知識をはじめ、働き方改革との関係性、資料のデジタル化による改善効果などについて解説していきます。

 

業務改善とは

まず、業務改善とはどのような行動や事象を指す用語なのか、定義をわかりやすく解説します。業務改善、経費削減、業務効率化は似ていますが、それぞれ異なる意味を持つものなので混同しないようにしましょう。

業務改善と経費削減の違い

業務改善は、経営目標(目標利益や業績)を達成するためにさまざまな業務を見直し、経営効率化につながる対策を考え実施する一連の取り組みを指します。

目的は経営目標を達成することなので、各部署の業務プロセスや人、モノ、お金などあらゆる項目の無駄や問題点を探したり整理したりするのも特徴です。

経費削減と同義と考えがちですが、それは誤りです。経費削減とは、仕入れコストや光熱費、出張費、備品などの見直しにとどまるものです。対して業務改善は、コスト削減だけでなく、生産性を上げるための施策やサービス・商品の品質改善などに主眼を置いています。

業務改善と業務効率化の違い

業務改善と業務効率化も似た言葉ですが、違いがあります。

業務効率化は各部署で日々取り組んでいる業務のなかでどれだけ無駄があるのか見直し、生産性の向上を目指す行動です。業務効率化は業務改善と近い意味合いですが、目的に違いがあります。

業務効率化はリソースの確保を目的としていて、業務改善は経営目標を達成することを目的としているのが大きな違いです。つまり、業務効率化は従業員のリソース増加に焦点を当てている一方で、業務改善は経営効率化のために何ができるか多角的な視点で改善点を探します。

現場の業務プロセスを見直し長時間労働を改善し、働き方改革を遂行したいと考えている場合も、業務効率化の考え方は大切です。しかし、コストの肥大化による収益圧迫、商品・サービスの品質に関する課題など、企業は多くの課題を抱えています。業務改善は、より大きな視点から問題解決に取り組むためにも、必要な考え方と言えるでしょう。

 

働き方改革に業務改善が必要な理由

B-1.jpg働き方改革は、単に業務量や経費を削減するだけでは達成できません。業務改善の考え方は、人やモノ、社内業務やサービスの無駄を削ぎ落とし、結果的に働き方改革にもつながります。

働き方改革にはミクロとマクロの業務改善が必要

そもそも働き方改革は、少子高齢化に伴う人口減少および労働人口の減少・育児や介護と仕事の両立という現実に対処するため、生産性の向上や各労働者の就業機会増加、働きやすい環境づくりなどを目指す考え方です。しかし、企業のなかには、従業員の介護や育児を優先するため、とりあえず目先の労働時間を削減する方針へ切り替えているケースもあるのではないでしょうか。

労働時間の短縮は、確かに働き方を改革しているように見えますが、単に時間を削減しているだけでは生産性の向上につながらない側面もあります。また、状況によっては、ほかの社員が残った仕事をカバーし、結果的に長時間労働に陥ってしまう事態になりかねません。

働き方改革を行うには、労働時間の削減をしながら生産性の維持・向上を実現することが必須です。そこで業務改善を取り入れ、人やモノ・時間や業務プロセスなど、あらゆる項目から無駄なポイントを探ります。また、日々の業務に含まれる小さな課題を地道に改善することで、全体の労働時間削減も目指せます。働き方改革と経営計画を達成するには、業務改善を取り入れたミクロとマクロの改善や効率化が必要です。

業務改善はあらゆる視点から効率化を目指す

前段でも触れましたが、働き方改革には、「時間の削減」だけでなく「業務の効率化」も大切です。しかし、モノや時間の削減のみに力を入れても、売り上げを下げてしまいます。

業務改善の場合は、まず現状の課題を見える化し、不足しているリソースや余っている人材やモノなどを洗い出します。そして以下の視点から効率化に向けた案を考え、実行に移します。

  • 不要な業務はなくす(削減)
  • 業務を減らし効率化(減少)
  • 既存業務や人材の組み換え(変化)
  • 業務と情報の共有(つなげる)

ほかにも業務改善は、いくつかの案を作成したのち、具体的な計画と実施期間を決めて実行します。さらに事前のシミュレーションどおりに改善されているか、確認しながら継続する流れです。

例えば労働時間の削減を行うためには、日々の業務を効率的に進めなければいけません。そこで、なぜ日々の業務が定時までに完了できないのか、全体の受注量や人の動き、各業務のシステムや慣習などから問題点を分析します。次に「変化」や「減少」を軸に対策を立て、業務効率化の必要な部署に人材を集めたりアウトソーシングを活用したりして無駄な行動を省いていきます。

このように業務改善は分析や整理といった作業も行うのが大きな特徴です。

 

テレワークで得られるものと業務改善の事例

B-2.jpg新型コロナウイルスの感染拡大によるテレワークの普及によって、業務のデジタル化もより一層重要性を増しています。
以下に、テレワークでもたらせる変化、業務改善の事例について解説していきます。

テレワークで変わったこと

テレワークで変わったことのひとつは、オンライン研修やセミナーへの切り替えでしょう。従来は、新入社員や顧客に対して対面で指導・説明・営業を行っていました。しかし、テレワーク導入後は、新入社員研修やセミナーなども可能な限りオンライン上で完結させる方式へ変わりつつあります。

情報共有のためのメールやビジネスチャット、クラウド型のファイル管理ソフトを使いこなすためのITスキルの習得も必須となります。ほかには、非対面でのビジネスコミュニケーションに慣れなければいけない点も、コロナ禍によって変化したことのひとつです。

資料のデジタル化

テレワークによって事務処理や資料のデジタル化も進んでいます。これまで紙の資料で情報共有・管理していたり、会議・研修用の資料を紙で作成していたりした企業にとっては大きな変化です。

テレワークへ切り替えた場合、あらゆる資料や情報をデータに変換・管理しなければ社内共有できません。クラウド型のシステム導入やセットアップ、電子印鑑の準備、PCや通信環境の整備やデジタル資料の作成など、新しい業務プロセスに対応するための準備も必要です。

業務改善の事例:BPOの活用

企業にとって、業務改善による経営強化および働き方改革推進は、今後の成長のために必須です。コロナ禍によって、期せずしてテレワークの導入やデジタル化が加速している現況を、企業はチャンスと捉えるべきかもしれません。

ただし、テレワークによって業務を効率化しやすくなった半面、新しいシステムやソフトウエアを使いこなさなければいけない点は企業にとって課題となります。デジタル化に慣れていない企業にとっては、かえって負担が増えているケースもあるかと思います。また、業務内容によってはテレワークができない分野もあります。医療従事者はもちろん、サービス業や配送業、生産・製造、倉庫業なども含まれます。さらに、各企業で今まで当たり前のように行っていた発送業務やデータ入力など、一カ所に人が集まって作業をするということもしづらくなっているのが現状です。

そこで、テレワークへスムーズに切り替えられない企業や作業内容については、BPO(Business Process Outsourcing)を活用してみるのがおすすめです。BPOとは、事務や経理・総務、在庫管理、DM発送などの業務を、一括で請け負う外部業者のことです。例えば、以下のような業務を外注できるので、業務改善としてもメリットのあるサービスです。

  • オンラインセミナーの準備:オンラインセミナーにかかる時間・人のコスト削減
  • 資料のデータ化・整理:自社のノウハウがなかったデータ化・整理を一括外注し、他業務へリソースを確保しつつデータ化も問題無く移行
  • 問い合わせ対応の代行業務:従業員の休憩時間も確保でき別途人材確保不要になる
  • 契約書のチェックとデータ化:繁忙期も契約書類の整理やデータ化にリソースを確保せず、コア業務に集中できる

さらにBPOの専門業者は、販売促進支援サービス(PR動画やECサイトの立ち上げ)、オンラインセミナーに必要な機材や備品の準備、企画や管理運営などコア業務の一部もサポートしています。

 

まとめ

テレワークによって加速化している働き方改革を実行に移すには、業務改善も取り入れる必要があります。また、業務改善は単に労働時間の短縮といったことではなく、業務プロセスの整理や組み換え、情報共有に関する新しいシステムづくりなど多岐にわたります。

ただし、これまで資料やコミュニケーションのデジタル化を進めていなかった企業にとっては、業務改善に取り組むリソースがないケースも多いかと思います。その場合は、BPOを活用するのもひとつの手段です。BPOは、ノンコア業務を一括対応しているので、コア業務にリソースを充てることができます。

ほかにも専門業者のなかには企画提案や販売促進、オンラインセミナー・研修の運営までをすべて担う企業もあるので、テレワークへスムーズに移行できず、働き方改革に悩む企業担当者はBPOサービスの導入を検討してみてください。

 

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参考:

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著者プロフィール

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BST編集部
PRINTBOYの新規事業を企画・運営する部門がお届けする、業務改善お役立ち情報サイト”BST”の編集チームです。20代~50代までの幅広い年齢層、好奇心旺盛な2名の新入社員女子、その道30年のベテランクリエイター、干支一周分グリーティングの商品企画に携わっていたマネージャーまで、多種多様なメンバー+その時々のゲストメンバーで、皆様の日々の業務における”困った””わずらわしい””こうだったらいいのに”を解決する情報をお届けします!