ウェビナー代行サービスとは?選定のポイントについても解説

ウェビナー代行サービスとは?選定のポイントについても解説

イベントやさまざまなサービスの紹介、その他セミナーをオンラインで行いたいと考えている企業にとって、ウェビナーは便利な配信方法の1つです。しかし、ウェビナーを実施するには、企画作成から参加者への案内状送付備品の調達教材送付機材の保管管理ウェビナー用申込フォームの制作など、さまざまな準備が必要です。
今回は、ウェビナーに関する代行サービスの概要や特徴、メリットやデメリットについて解説していきます。

▼ウェビナー全体の概要やメリット・デメリットについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。

 

1.ウェビナー代行サービスとは?

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ウェビナー代行サービスとは、ウェビナーの開催に必要な台本作成から機材の準備、開催後のアフターサポートまで対応してくれるサービスのことです。
まずは、ウェビナー代行サービスの役割と主な特徴について確認していきます。

1-1. ウェビナーごとに必要な教材の発送業務までサポート

ウェビナー代行サービスは、ウェビナーの企画作成から教材の発送チラシ制作案内状送付機材の準備スタジオの提供や機材搬入およびセッティング配信中のサポート配信後の改善や参加者の分析などを行っているのが大きな特徴です。
ウェビナーというと配信ツールのセッティングや企画作成などをイメージしますが、教材の発送やチラシ制作などといったアナログ面の準備も必要です。ウェビナー代行サービスの中でも印刷物に強い会社を選べば、このようなチラシ制作や案内状送付、印刷および冊子の送付などについてもサポートしてもらえるので、印刷や発送業務、受付業務や機材や備品の管理業務に関する負担を軽減できます。

1-2. 代行費用はサービスやプランによって大きく変わる

ウェビナー代行サービスの代行費用は、各代行サービスやプラン内容によって大きく変わります。比較的リーズナブルなサービスでは、10万円~15万円から提供されています。専用の配信スタジオや高速通信環境など充実した設備環境のプランなどは、50万円以上の料金が設定されている場合もあります。

1-3. サービスによっては運営全体のサポートを受けられる

ウェビナー代行サービスの中には、自社で機材やスタジオ完備、ウェビナー用の教材発送や顧客へのリマインドメール、配信後のアンケートや分析業務まで対応しているサービスもあります。
自社でスタジオを所有し、機材を保管管理しているウェビナー代行サービスへ依頼した場合は、スタジオのレンタルや機材の購入といった作業負担を抑えられます。印刷物に強いウェビナー代行サービスであれば、チラシ制作や教材発送などを委託することもできます。ウェビナー代行サービスを選定する際は、申し込みや受付業務、紙媒体の資料作成や教材の発送管理業務などにも対応しているサービスから検討してみてはいかがでしょうか。

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2.ウェビナー代行サービスに依頼できる業務は?

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ウェビナー代行サービスは、企画や機材などの準備からアフターフォローまで幅広く対応しています。ここからは、具体的にどのような業務を頼めるのか分かりやすくご紹介します。

2-1. 集客活動や教材の発送業務といった事前準備

ウェビナー代行サービスは、一般的には事前のウェビナー企画作成業務や集客活動といった業務に対応しています。集客活動はSNSやWebサイトの運用などが中心ですが、印刷物に強いサービスであれば、チラシを制作してくれることも。加えて、紙資料作成や発送、ウェビナー用の教材発送業務、発送状況の管理なども依頼できるサービスだと、ウェビナーに関連する外注先の管理も一元化されて便利です。

2-2. 機材搬入や配信環境の整備

ウェビナーを開催する場合は、配信環境を整えておくのも大切です。ウェビナー代行サービスは自社で配信環境を整えていることも多く、外部スタジオを利用する場合も録画配信機材の搬入とキッティング(機器類の接続や設定)、配信ツールのセッティングまで対応してもらえます。
ウェビナーでは、配信用のパソコンとカメラ、マイク、プロジェクター、照明機材、Wi-Fiなどといった機材や設備などを用います。しかし、すべてをそろえるには、機材購入の負担がかかりますし、キッティングおよびツールの使用方法に関するノウハウを習得する必要があります。ウェビナー代行サービスへ依頼すれば、機材の購入費用を抑えられますしキッティングにかかる手間や時間も省略することが可能です。

2-3. 配信後のユーザーデータ分析や課題解決の提案

ウェビナー代行サービスには、配信後の分析業務参加者へのアフターフォロー業務などを依頼できるものもあります。ユーザーデータの分析や配信中の課題などを洗い出す作業は、ウェビナーの品質向上やリピーター増加につながります。しかし、分析業務には、視聴数や離脱者数などのデータ分析をはじめ、参加者へ向けたアンケートの実施と回答の分析、参加者からの意見や配信当日の課題から改善点の洗い出しなど、さまざまなデータ収集と分析のノウハウが求められ、慣れていなければ難しい業務でもあります。
配信後の分析業務にかかる負担やノウハウに悩んでいる場合は、ウェビナー代行サービスを検討してみるのも大切です。

 

3.ウェビナー代行サービスを使うメリット

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ウェビナー代行サービスは、本業で多忙な企業やウェビナーのノウハウを蓄積していない企業にとってメリットの多いサービスです。詳しく見ていきましょう。

3-1. 配信に関する技術的トラブルのリスクを抑えられる

ウェビナー代行サービスへサポートを依頼した場合は、配信に関する技術的トラブルや機材の設定ミスといったリスクを抑えられます
社内スタッフのIT知識が十分でなかったり、ウェビナーに関するノウハウを持っていなかったりする場合、準備にもその分の手間がかかりがちですし、なにより本番でのトラブル発生に対する不安が残ります。
ウェビナー代行サービスでは、専門の担当者による通信環境の構築や配信ツールの設定、配信当日の技術的トラブルの復旧作業や録画業務などといったサポートを受けられます。効率よく準備ができ、本番も安心して迎えられるのです。

3-2. スタジオの手配や機材搬入などのリソースを削減できる

ウェビナー代行サービスを利用すれば、人的リソース不足の解消スタジオレンタルなどとの一括発注によるコスト削減を期待できます。

ウェビナーを社内スタッフだけで開催するには、どんなに少なくても数名の担当者が必要になります。
ウェビナー代行サービスを利用すれば、ウェビナーに関するノウハウを持った担当者を派遣してもらえるため、こうした業務も効率よく、安心できる形で進められます。不慣れな社員が走り回るよりも、むしろコストパフォーマンスには優れているのです。

3-3. ウェビナーに必要なスキルが不足していてもスムーズに開催できる

ウェビナーの開催に必要なスキルが不足していたとしてもウェビナー代行サービスを利用することで、トラブルやリスクを抑えながら準備および開催することが可能です。
ウェビナーの開催にかかる業務は、企画立案から決裁のための会議、講師との打ち合わせや台本作成、参加者向けの教材や開催案内の作成と発送、配信用の機材や配信ツールの選定と導入、配信中の現場判断やトラブル対応、配信後の成果分析や参加者へのアンケートと回答結果の確認など、多岐にわたります。
すぐにウェビナーを開催するには、数名から場合によってはもっと多くの担当者を確保し、さまざまなノウハウを習得する必要があります。一方、ウェビナー代行サービスを活用した場合は、あらゆる業務をサポートしてもらえますし、スキル不足によるトラブルや準備の遅延などを避けられます

 

4.ウェビナー代行サービス選定のポイント

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ウェビナー代行サービスを選定する際は、各サービスの費用や対応範囲、得意としているサービスについて確認する必要があります。続いては、ウェビナー代行サービスを比較検討する際に押さえておくべきポイントを確認していきます。

4-1. 自社の予算に合わせて各社のプランを比較

ウェビナーの開催を決めた際は、まずウェビナーの代行や配信に関する予算をはっきりさせておく必要があります。自社の予算に見合う代行やレンタルのプランにはどのようなものがあるのか、確認しておくのも大切です。

4-2. サポート範囲や内容の確認

ウェビナー代行サービスを比較検討する際は、どのような業務をどこまでサポートしくれるのか、どのようなスタジオや配信機材を所有しているのかなど、サービス内容を確認しておくのが大切です。

ウェビナーの経験が少ない、工数を確保できない、人的リソース不足といった場合は、一括サポート型のサービスを検討してみるのもおすすめです。また選定にあたっては、例えば資料やチラシの印刷、セミナー用教材の発送などといった配信周り以外の業務サポートに強みのあるサービスから検討してみるのもいいでしょう。

 

5.代行サービスを上手に選び、安心してウェビナーを開催しよう

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ウェビナーを開催する時は、配信方法やスタジオの準備、集客や宣伝活動、配信に関する技術的な業務など、さまざまな工程で悩んでしまうところです。ウェビナー代行サービスは、依頼企業から希望の配信方法やゴール地点などをヒアリング、サービスによってはチラシ印刷や参加者向けの資料や教材発送、当日の機材搬入やトラブル対応など含め一括サポートしてくれます。

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