ウェビナーでスタジオを利用するメリットとは?選び方やレンタル方法について解説

ウェビナーでスタジオを利用するメリットとは?選び方やレンタル方法について解説

ウェビナーの実施を決めた場合は、スタジオのレンタルもぜひ検討してみましょう。自社の会議室や空きスペースから配信することも考えがちですが、物音が入り込む、照明が暗い、インターネット環境が安定しないなど、ウェビナーの会場に適していない場合もあります。
今回は、ウェビナー向けスタジオの特徴をはじめ、スタジオを利用するメリットや選び方などについて解説していきます。

 

1.ウェビナー用スタジオとは

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ウェビナー用スタジオは場所だけではなく、ウェビナー専用の機材も貸し出しているのが一般的です。また、ウェビナー代行サービスとして、ウェビナー開催に関するサポート全般を提供していることも珍しくありません。まずは、ウェビナー用スタジオの概要について分かりやすくご紹介します。

1-1. 防音対策が施されたスタジオ

ウェビナー用スタジオは、防音対策が施されているのが一般的です。
会議室など防音対策の施されていない部屋でも配信はできるものの、室外を通る人の足音や物音、建物外を通る自動車や電車の音、風の音などがマイクに入ってしまう場合もあります。このような雑音は、普段オフィスにいる場合は気にならない程度でも、配信においては気になってしまうものです。ひどい状況になると講師や司会者の声を聞き取れないといったトラブルにつながります。防音対策の施されたウェビナー用スタジオであれば、スタジオ外の環境音を遮断でき、配信中の雑音・騒音トラブルを避けられます

1-2. 録画や配信機材などがそろっている

ウェビナー向けスタジオは、業務用の音響機材配信用の機材照明機材などが完備されています。また、ウェビナー用スタジオの中でも制作環境が整えられたスタジオは、配信機材だけでなく録画用の機材動画編集ソフトなども充実しています。
録画配信を検討している場合は、収録用スタジオだけでなく編集機材なども必要です。制作に関するサービスを利用できるスタジオであれば、自社で機材などを購入せずに済みますし、収録・編集・配信作業を1つのスタジオで進めることが可能です。

1-3. 専任担当者からサポートを受けられることも

自社スタジオを所有しているウェビナー代行サービスへ依頼した場合は、配信機材の調達やスタジオへの搬入作業をはじめ、ウェビナー開催に必要な参加者への開催資料や教材の発送業務、録画配信方式であれば動画の撮影から編集・アップロードなどといった作業まで対応してくれます。
他には専任担当者へ不明点や課題を相談したり、ウェビナー関連業務のサポートを依頼したりといったフォローもお願いできます。

 

2.ウェビナーでスタジオを使うメリット

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ウェビナー用のレンタルスタジオを利用すると、効率よく準備を進められますし、ウェビナーの品質向上につながります。それに「ウェビナーに使う会議室が直前まで埋まってしまい、現場でのリハーサルすらできない」といった事態も防げます。早めの段階で、ウェビナー用スタジオの利用を検討してみるのがおすすめです。

2-1. 自社スタジオの用意が不要で負担を軽減

ウェビナー用のスタジオをレンタルした場合は、機材や環境の導入にかかるさまざまな負担を避けられます。自社オフィスの会議室などを使うとなれば、まず機材の保管場所を確保し、配信のたびに機材の搬入出や設営をしなければなりません。オフィスに空室があれば、照明設備や配信機材などを常設し、簡易的なウェビナー用スタジオとして利用することも考えられます。しかし、備品を入れ替え、防音対策を施し、配信機材を導入してノウハウを積んでいく……と考えると、手間も費用もかかる作業です。
ウェビナー代行サービスのスタジオを活用したりウェビナー用スタジオをレンタルしたりすれば、配信に適した機材はすでに整っていますし、防音対策の施された環境で配信できます。

2-2. ウェビナーに適した通信環境で配信可能

ウェビナー用スタジオでは、配信に適した通信環境で生配信や動画のアップロードなどを行えるのもメリットの1つです。ウェビナー向けのスタジオには、ネットワーク環境が完備されていますし、高音質・高画質の配信機材やプロ仕様の各種機材が用意されています。そのため、自社オフィスの通信環境を見直さずに済みますし、録音機材や収音性の高いマイク、高性能なパソコンなど、高額な機器類の購入が不要になります。
コスト面でメリットを得られるのはもちろん、配信ツールの設定や機材の動作確認などといった作業負担を抑えられるのも特長です。

2-3. ウェビナー専門サービスへ動画編集なども依頼可能

配信の際は、機材のセッティングや操作はもちろん、画面のフリーズやノイズなどといった配信トラブルにも対処する技術が必要です。スタジオが完備されているウェビナー代行サービスへ依頼すれば、こうした配信に関する技術的なサポートを受けられます。
また、録画配信を軸に検討するときは、撮影だけでなく、必要な部分をトリミングしてつなぎ合わせたり、資料の画像をインサートしたりする編集技術を習得する必要があります。ウェビナー代行サービスでは、スタジオのレンタルに加えて配信ツールのセッティングや動画編集などのサポートサービスも受けられることが多いため、技術的な課題をクリアできます。

 

3.ウェビナー用スタジオを選ぶポイント

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ウェビナー用スタジオを選ぶ時は、予算やウェビナーに関する機材やノウハウに関する状況など、さまざまなポイントから検討する必要があります。
続いては、ウェビナー用スタジオを選ぶ際のポイントを確認していきます。

3-1. 予算の範囲内に収まるか

ウェビナーに適したスタジオをレンタルしたりウェビナー代行サービスを利用したりするときは、予算の範囲内でできるかを確認しておく必要があります。
レンタルスタジオの費用は、スタジオの面積や付帯設備によって変わるものの、1時間あたり2万円から6万円程度で推移しています。スタジオ利用も可能なウェビナー代行サービスへ相談する場合は、依頼費用として10万円~かかりますが、その分社員の稼働時間が削減できると考えれば、決して高くはないでしょう。
ウェビナー用スタジオを探す際は、費用と予算のバランスを確認しながら慎重に検討を進めていくのも大切です。

3-2. 自社からアクセスしやすいか

ウェビナー用のスタジオの選定には、自社からアクセスしやすい場所にあるかどうか確認しておくのも重要なポイントです。自社から離れたスタジオをレンタルしてしまうと、配信のリハーサルや本番を行うために毎回長時間かけて移動しなければなりません。場合によっては、社内からスタッフとして参加できる人数にも関わってきます。

3-3. 自社に必要なサポートが受けられるか

ウェビナー用スタジオの環境構築だけでなく、資料やウェビナー用教材の発送、集客用チラシの印刷など、さまざまなサポートが必要な場合、そのようなサポートサービスに強みを持つウェビナー代行サービスを検討してみるのもおすすめです。
一般的なレンタルスタジオには照明設備や音響設備、配信ソフトなどがそろっていることも多いものの、ウェビナーに関するサポートサービスが受けられるかどうかはスタジオによります。一方、ウェビナー代行サービスには、企画作成の基本から配信機材の保管管理配信当日のサポート配信後のアンケート調査配信内容の分析まで対応してくれる会社もあります。
ウェビナーの準備や配信に関するノウハウを蓄えるところから取り組まなければならない場合、ウェビナー代行サービスの方が合っているでしょう。

 

4.ウェビナー用スタジオを利用する際の注意点

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ウェビナー用スタジオを利用する際は、機材の取り扱い状況や通信環境、サポートスタッフの対応状況などいくつか注意すべきポイントがあります。
ここでは、ウェビナー用スタジオを利用する際の注意点について確認していきます。

4-1. レンタルスタジオのネットワークセキュリティ状況を確認

ウェビナー用スタジオの利用を検討する際は、ネットワークセキュリティについて確認しておく必要があります。配信中や動画のアップロード時はインターネットを利用しなければいけないため、さまざまな脅威やリスクに対して対策を施しておく必要があります。
具体的には、セキュリティ対策済みの端末を提供してもらえるかどうかが、セキュリティ対策を確認する上で重要なポイントです。Wi-Fiによるインターネット接続の場合は、パスワードの設定が行われているか確認するのも大切です。

4-2. サポートスタッフが常駐もしくは迅速に対応しているか

ウェビナー代行サービスのスタジオを活用しながら配信や配信の練習を行う時は、サポートスタッフの対応状況について確認しておきましょう。
ウェビナー用スタジオにサポートスタッフが常駐している場合、機材トラブルや配信方法に関するコツ、動画編集に関する疑問点などをその場で相談できます。また、ウェビナー当日にサポートスタッフが配置されていれば、本番中の技術的トラブルに対応してもらえます。
ウェビナー代行サービスの比較検討時は、見積もりや問い合わせの際にサポートスタッフの対応状況を確認してみるのも大切です。

4-3. 実績が豊富なサービスか確認

スタジオ利用を含め複数のウェビナー代行サービスから検討する場合は、ウェビナーサポートの実績やノウハウが豊富か調べておきましょう。ウェビナー代行サービスのサポート内容や実績は、サービスによって異なり注意の必要なポイントです。そのため、配信方法や機材の活用方法、スタジオ内の各種設備に関する管理利用方法など、さまざまな知識や技術に関するノウハウを持つ、実績が豊富なウェビナー代行サービスから検討する必要があります。
※詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

 

5.ウェビナー専用の設備やスタッフを上手に活用しよう

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ウェビナーに適したスタジオを所有していない場合、実施環境によってユーザーのニーズを満たす配信や録画が難しくなる可能性も出てきます。ウェビナー用のレンタルスタジオは、防音対策が施されているのが一般的ですので、騒音などの心配も要りません。スタジオによっては、専任のサポートスタッフから動画編集や機材のセッティングなど総合的にサポートしてもらえます。
ウェビナーの企画を担当している方は、今回紹介したウェビナー用スタジオの特徴やメリットについて確認し、ウェビナー用スタジオおよびウェビナー代行サービスの利用を検討してみてください。

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