ウェビナー開催まで何をすればいい?注意点についても解説

ウェビナー開催まで何をすればいい?注意点についても解説

ウェビナーを開催するには、通信環境マイクの用意企画作成ウェビナーサービスの活用など、さまざまな準備を進めておく必要があります。特に開催までの流れやポイントを押さえておくことが、スムーズな準備を行う上で重要です。
今回は、ウェビナーの開催方法について、流れや押さえておくべきポイントも交えつつ解説していきます。

 

1.ウェビナーを開催するまでの流れ

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ウェビナーを開催するには、機器類の準備だけでなくウェビナーの目的やターゲットの設定具体的な企画内容や当日までの段取りなどを細かく決めておく必要があります。

1-1. ウェビナーの企画内容を決める

ウェビナーの開催を決めた場合は、まず企画内容について詰めていく必要があります。ウェビナーにおける企画内容は、参加者のターゲット設定や目的、ウェビナーの資料、配信ツールや方法などで、5W2Hをベースに考えると良いでしょう。

  • 目的(Why)
  • 参加者(Who)
  • コンテンツ内容(What)
  • 配信場所(Where)
  • いつ配信するのか(When)
  • 伝え方(How)
  • 予算(How much)

ウェビナーの参加者は、企画の目的によって変わってきます。そのため、まずはウェビナーを開催する目的から考えるのが大切です。目的と想定されるユーザーが決まったら、ウェビナー用の台本と資料(コンテンツ)を作成していきます。ウェビナーの構成で重要なポイントは、参加者を飽きさせないような簡潔かつ分かりやすいシナリオを意識することです。詳細については後半で詳しくご紹介します。

1-2. ウェビナーに必要な配信機器の確認と調達

ウェビナーの予算や企画内容を決めたあとは、配信に必要な機器の確認レンタルスタジオなどを検討していきます。ウェビナーの配信に必要な機器は以下の通りです。

  • パソコン
  • インターネット環境
  • マイク
  • カメラ

マイクやカメラはパソコン内蔵のものを使うケースもありますが、別途用意する方が音声も映像もクオリティが上がります。なお、ウェビナーに関するサポートサービスの中には、パソコンからインターネット環境、マイク、照明設備など配信に必要な機器をすべて用意しているサービスもあります。また、このようなサービスはスタジオも完備していることが多く、会場の手配にかかる手間を省略できます。

▼詳しくはこちらの記事ををご覧ください。

1-3. 集客および宣伝活動

ウェビナーの配信環境をそろえたら、当日までに集客宣伝活動を進めていくのが大切なポイントです。集客は、ウェブサイトブログSNSメールマガジンダイレクトメールなど多種多様な方法があります。新規ユーザーを集めるのであればSNS、商談の実績がある顧客を対象とするならメールマガジンなど、ターゲットに合った方法をとることで、認知度向上および参加人数の増加につながります。また、ウェビナーの内容によっては、チラシによる集客宣伝活動で初見の参加者を集められる場合もあります。

 

2.ウェビナー企画立案のポイント

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ウェビナーの企画内容は、前半でも軽く触れたように5W2Hを意識しながら準備していくのが大切です。ここからは、ウェビナーの企画立案において押さえておきたいポイントをご紹介していきます。

2-1. ウェビナーの目的と目標を明確にする

ウェビナーを成功させるためには、目的と目標を明確にしておく必要があります。目的は、ウェビナー配信後にどのようなアクションを求めているか示したものです。たとえば、ウェビナーを視聴したユーザーに自社の商品を購入してもらう、などといったゴール地点を定めておきます。
目標は、ウェビナーの目的を達成するために必要な要素を数値や具体的な内容として描き出したものです。ウェビナーの「目標視聴数」や「参加者のうち何人にアクションしてもらうか」などといった具体的な数値の出るものがわかりやすいでしょう。

2-2. 参加者の視聴環境を想定した上でコンテンツを作る

ウェビナーのコンテンツや配信環境は、参加者の視聴環境や参加者視点を意識しながら作り込んでいくのが重要なポイントです。例えば、参加者に対してあらかじめ決まった内容を説明していくスタイルであれば、一方向による配信の方が適しています。
一方、参加者のリアクションを見ながら、その場で内容をチューニングしていくようなスタイルであれば、双方向のコミュニケーションが取れる配信形式を選択するべきです。

また、双方向の場合は特に配信時間が固定されるので、参加者が自宅やオフィス、移動中など、どのようなシチュエーションであれば視聴しやすいと想定されるのか勘案した上で、配信時間を決めることも大切です。

2-3. 視聴しやすいコンテンツ内容を意識

ウェビナーの企画を作成する際は、視聴しやすい配信内容を意識していきます。視聴しやすい配信内容の例としては、イラストやスライドなど一目で内容や重要なポイントを理解しやすい構成、スマートフォンなど小さな端末で把握が可能な文字の大きさなどといった点が挙げられます。

ウェビナーは受信する環境でも映像や音声のクオリティが左右されるので、ユーザーによっては画面越しで文字がつぶれて見えたり音声が途切れて聞こえにくかったりすることもあります。そのため、さまざまな視聴環境を想定しながら情報の伝え方を考えるのがコツです。また、ウェビナー後にアンケートを取ることで、どのような受信環境の参加者が多いかを探り、それに合わせて改善していくことも考えましょう。

 

3.ウェビナー開催準備のポイント

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ウェビナーの開催に向けて作業を進める場合、企画立案や配信環境の構築だけでなくリハーサルなどといった事前準備も必要です。そこでここでは、ウェビナー(録画したコンテンツを使う場合は収録)の前日や当日に意識しておくべきポイントについてご紹介していきます。

3-1. ウェビナーのリハーサルを実施し課題を洗い出す

ウェビナーの台本やスライドによる資料作成などが完了したあとは、できるだけリハーサルを繰り返し、課題を洗い出すのが重要です。初めての講師やテーマであれば、1週間ほどほしいところです。リハーサルを何度も行わなければ、ウェビナー中の細かな課題やトラブルに気づかない場合があります。
リハーサルの際は、司会者のマイク音量や配信画面の画質、カメラの動作状況、配信内容の分かりやすさなどといったポイントを確認します。また、配信の時間内に収まらない、展開が早すぎてユーザーがついてこられないといった事態を避けるため、台本の内容や話すスピードなどを調整していく必要もあります。

3-2. 参加予定のユーザーへリマインドメールを送る

ウェビナー参加予定者には、ウェビナー開催日の前日や当日などにリマインドメールを送り、見込み顧客の取りこぼしを少しでも抑えられるようにしておくのも重要です。参加者の中には、ウェビナーの実施予定日を間違って認識したり忘れたりしている方もいるかもしれません。

3-3. 機材トラブルに対応可能なスタッフを用意

ウェビナーがスムーズに進んだ場合の準備が万端であっても、当日は、思わぬ機材トラブルで映像や音声に問題が生じる可能性もあります。現場には、機材トラブルの際に使う代替の機材を用意したり、トラブルの際に舞台裏で対応可能なスタッフを用意したりしておくのが大切です。
ウェビナー専門のサービスは、配信環境の構築や機材トラブルに関してもプロのスタッフによって対応・改善してくれます。ウェビナーの準備に不安がある場合は、スタジオから機材まで用意してくれる専門サービスを利用するのがおすすめです。

 

4.ウェビナー本番で注意するポイント

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ウェビナー当日は、単に配信(収録)を行うだけでなく、最終リハーサルやその他準備を進める必要があります。

4-1. ウェビナー当日も最終リハーサルを実施し少しでも改善を行う

ウェビナー当日は、本番前まで最終リハーサルを実施し、少しでもより良い配信を行えるよう改善を実施します。また、最終リハーサルの際は、音声トラブルや画面のフリーズがないか、インターネット接続状況、照明設備や録画設備などを確認しておくのが重要です。

4-2. ウェビナー開始まで数十分程度「開場」の時間を設ける

リアルタイムでウェビナーを行う時は、開始時間に開場するのではなく、開始予定時間の数十分前から開場しておきます。早めの開場は、アクセス集中によるサーバーダウンなどといったトラブルを避けられます。また、開場中にセミナーに関連した静止画やBGMなどを流しておくと、参加者も映像や音声などにトラブルがないか事前に確認できます。

4-3. 録画しておくと、アーカイブ配信にも振り返りにも使える

リアルタイムのウェビナー本番の映像は、基本的に録画しておくことをおすすめします。復旧が不可能な機材トラブルは、どんなに対策を施しておいても発生してしまう可能性はゼロにはなりません。また、通信環境などの問題で音声が途切れたり画面がフリーズしたりしてしまうと、その場で復旧できたとしてもトラブルの生じた時間に配信されていた内容を視聴してもらえません。録画したものをアーカイブ配信すれば、こうしたトラブルのフォローにもつながります。また、内々でウェビナーの振り返りを行う際の資料にもなります。

 

まとめ

ウェビナーの開催が決まったら、5W2Hを押さえながら企画立案やコンテンツ作り、機材の準備を進めていきましょう。また、ウェビナー当日は、さまざまなトラブルに備えて機材担当スタッフや録画環境の構築といったさまざまな対策を施すのも大切です。
ウェビナー開催にあたって諸々の準備を進めたいものの多忙で始められない方やウェビナー開催の準備方法について分からない方は、アウトソーシングサービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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